Настало время разобраться с уволенными сотрудниками, то есть с теми, в карточке которых заполнено поле «Уволен».  Скажем, сотрудник уволился, а его карточка – вот она, мешается. Как с ней быть?

Удалить карточку не удастся, поскольку на сотрудника был оформлен приказ о приёме на работу и, скорее всего, была начислена заработная плата. Возможны три варианта действий.

§       Самый простой способ мы уже рассмотрели, когда говорили о параметрах выборки в справочнике «Сотрудники». Достаточно в справочнике нажать <Ctrl+Q>, снять флаг «Показывать уволенных сотрудников», и уволенные вам больше будут не видны. Причём в любой момент всех их можно «вернуть на место».

§       Другой способ заключается в том, что создаётся отдельный раздел справочника с названием «Уволенные». В этот раздел с помощью комбинации клавиш <Ctrl+M> и переносятся карточки уволенных. Удобно – всегда под рукой и в глаза не бросаются.

§       Способ третий и лучший. До конца года и сдачи всех отчётов (а по уволенным в текущем году сотрудникам отчёты всё равно сдавать надо) пользуетесь способом первым – запрещаете программе показывать уволенных. После того, как все
отчёты по сотрудникам будут сданы, карточки уволенных сотрудников помещаем в специальный архив, где они и будут храниться. Для этого отметьте нужные карточки в справочнике «Сотрудники», вызовите локальное меню клавишей <Alt>, в меню выберите пункт «Архив сотрудников/Поместить в архив». При переносе сотрудника в архив вседанные по нему сохраняются. В любой момент вы можете «вернуть» карточку назад из архива. Для этого в локальном меню выберите пункт «Архив сотрудников/Открыть архив», найдите нужного сотрудника, нажмите клавишу <Alt> и выберите пункт «Извлечь из архива». Карточка сотрудника появится в корне справочника «Сотрудники».

Ещё одно важное замечание: нельзя заносить на одну и ту же карточку нескольких сотрудников. Например, у вас была заведена карточка на Петрова. Затем он уволился, и был принят на работу Сидоров. Вы решили не заводить на Сидорова новую карточку, а просто взяли и откорректировали карточку, которая раньше принадлежала Петрову. Так делать нельзя! Карточку Петрова следует поместить в архив, а для Сидорова завести новую.

Если же через пару лет уволенный Петров, карточка которого давно покоится в архиве, снова будет принят на ваше предприятие, заводить на него новую карточку не надо, нужно просто извлечь из архива уже существующую, очистив при этом поле «Уволен».

Теперь вам потребуется занести в программу всю информацию справочного характера: о сотрудниках, управленческой структуре предприятия, штатном расписании, графиках рабочего времени, особых условиях работы и др.

По клавише <F10> выберите пункт верхнего меню «Справочники» и посмотрите, с какими справочниками вам предстоит работать в данной задаче.

В этом реестре оформляются документы о приёме сотрудников на работу. На основании электронного документа, оформленного в данном реестре, вы можете распечатать приёмную записку, трудовой договор (трудовое соглашение), приказ о приёме на работу. Печать осуществляется при помощи клавиши <F4>.

Создание нового документа осуществляется клавишей <Ins>, редактирование – клавишей <F3>.

Попробуем создать приказ о приёме на работу и рассмотрим, как правильно заполнить все поля:

╔[■]═════════════════════════ Трудовой договор ══════════════════════════[X]╗

║Дата приказа Номер                        Операция                         ║

║  19.09.00   156   /                                                       ║

║ ТабНомер   ФИО                           Принят с   Причина приема        ║

║  36         Воронов Дмитрий Сергеевич     19.09.00                        ║

║ Должность                                Подразделение                    ║

║  Программист                              100       ОТДЕЛ ПРОГРАММНОГО О► ║

║ По графику           Категория           Вид начисления/удержания         ║

║  Пятидневка           Прочие специали►    100     Должностной оклад       ║

║ Оклад          Разряд    Процент  Штат   Характер работы                  ║

║  3000.00                           1      Постоянный                      ║

║                       Окончание договора Примечание                       ║

║  [√] Основная должность        30.09.01                                   ║

║  [√] Основное место работы    Аналитика                                   ║

║  [ ] Договор подряда                              Сохранить ▄ ►Отменить◄▄ ║

║                                                   ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀  ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║

╚═══════════════════════════════════════════════════Автор:                 ═╝

Дата приказа, Номер

Дата составления приказа и его номер устанавливаются программой автоматически и без необходимости не меняются.

Табельный номер, ФИО

Выберите из открывшегося по клавише <стрелка вверх> справочника «Сотрудники» нужную карточку.

Если карточка была сформирована в справочнике «Резерв сотрудников», то можно выбрать её. Для этого нажмите клавишу <Alt> в справочнике «Сотрудники», затем выберите пункт меню «Переключиться в резерв сотрудников». После закрытия документа, карточка появится в справочнике «Сотрудники».

Принят с…

Укажите дату приёма на работу.

Причина приёма

Можно оставить пустым или указать причину из справочника «Причины».

Должность

Укажите должность, на которую принимается сотрудник в соответствии со штатным расписанием.

Подразделение

Автоматически программа укажет подразделение, в котором будет работать новый сотрудник, в соответствии со структурой штатного расписания и выбранной должностью. Изменить его нельзя.

По графику

Автоматически программа укажет типовой график для выбранной должности. При необходимости его можно изменить для данного сотрудника выбором из справочника «Графики рабочего времени».

Категория

Программой указывается категория выбранной штатной должности. При необходимости можно её изменить, закрепив за данным сотрудником другую категорию из справочника «Категории».

Вид начисления/удержания

Программа автоматически предложит типовой для выбранной штатной должности вид начисления заработной платы сотруднику. Если для данного сотрудника расчёт будет вестись по другому правилу, его следует указать в этом поле, выбрав из справочника «Виды начислений/удержаний».

Оклад

Программа укажет минимальную величину оклада, предусмотренного для выбранной штатной должности. Измените значение на фактически установленное руководителем структурного подразделения новому работнику.

Разряд

Указывается разряд, предусмотренный для должности в штатном расписании. Можно изменить.

Характер работы

Выберите из списка, предлагаемого программой, характер работы сотрудника: постоянный, сезонный или временный.

Вид работы

Клавишей <Пробел>
установите вид работы сотрудника: основное место работы, основная должность или договор подряда. Подробно о видах работ и совместительстве мы говорили в главе 9 «Заработная плата». Сейчас напомним лишь основные моменты.

Основная должность
– этим флагом помечается основная должность сотрудника. Логично предположить, что если должность у человека всего одна, то она и является основной.

35.      У внутренних совместителей должностей в карточке будет две и более, для основной должности данный флаг должен быть установлен, для остальных должностей – снят.

Основное место работы
– эта «галочка» должна стоять у сотрудников, для которых ваша организация является основным местом работы. То есть для внешних совместителей данный флаг надо снять.

Договор подряда – если сотрудник работает в вашей организации по договору подряда, этот флаг должен быть установлен. Автоматически программа считает, что все договорники – внешние совместители. То есть как бы вам ни хотелось, но установить одновременно два флага «Основное место работы» и «Договор подряда» не удастся.

Окончание договора

Если договор с сотрудником заключается на определённый срок, то можно сразу указать до какого момента договор имеет силу.

Примечание

Можно ввести любую сопутствующую информацию.

После того, как документ создан и закрыт (клавишей <Ctrl+Z>), сотрудник считается принятым на работу, в задаче «Зарплата» будет осуществляться расчёт заработной платы данному сотруднику.

Все сотрудники принимаются на работу в соответствии с утверждённым на предприятии штатным расписанием. Штатное расписание – это перечень всех должностей, предусмотренных на предприятии.

Структура справочника должна соответствовать принятой на предприятии управленческой структуре (цеха, отделы). Структура штатного расписания автоматически отражается в справочнике «Сотрудники» и, наоборот, при создании группы в справочнике сотрудников появляется раздел в штатном расписании.

Естественно, что внутри каждого раздела могут находиться подразделы, например, на предприятии могут быть два больших подразделения: заводоуправление и производство. В свою очередь заводоуправление состоит из дирекции и бухгалтерии, а производство из цеха 1, цеха 2, котельной и транспортного цеха. Программа допускает при создании структуры справочника любую вложенность подразделений, но рекомендуем вам не использовать более трёх вложений – так будет удобнее вам самим.

Окно штатного расписания состоит из двух частей: в левой содержится список подразделений предприятия, а в правой – список штатных должностей, находящихся в выбранном подразделении. Перемещаться между левой и правой частью окна штатного расписания следует клавишей <Tab>.

Создание структуры штатного расписания

Создать структуру штатного расписания можно двумя способами.

Первый способ годится, если вы уже начали работать с задачей «Зарплата», ведёте в программе СБиС++ расчёт заработной платы для вашего предприятия. То есть все сотрудники приняты на ту или иную должность. В этом случае создать структуру штатного расписания можно на основе справочника должностей.

Все сведения о составе семьи и семейном положении заполняются на основании паспорта. Записи добавляются клавишей <Ins>. Для каждого члена семьи указываются:

╔[■]══════════════ Семейное положение и состав семьи  ═══════════════[X]╗

║        ФИО члена семьи       ║     Кто     │Возраст│   Телефон    │Ад ║

║ Воронов Павел Дмитриевич     ║сын/дочь     │    1.4│              │то ║

║►Воронова Екатерина Викторовна║муж/жена     │   28.2│              │то◄║

║                              ║             │       │              │   ║

║                  ╔[■]══════════════════════════════════════════════[X]╗

║                  ║ Фамилия Имя Отчество                               ║

║──────────────────║  Воронова Екатерина Викторовна·················· ↑ ║

║ Семейное положени║                                                    ║

║                  ║ Кто  муж/жена    ↑     Год рождения  04.07.1973    ║

╚══════════════════║                                                    ║

║ Адрес    тот же                                    ║

║ Паспорт  VI-ГР 965818                              ║

║ Телефон                                            ║

║                                                    ║

║                         Сохранить  ▄   Отменить  ▄ ║

║                        ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀  ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║

╚════════════════════════════════════════════════════╝

Фамилия Имя Отчество
– заполняются русскими буквами, без сокращений.

Кто – выбираете из предлагаемого по клавише <стрелка вверх> спискахарактер родства: муж/жена, сын/дочь, внук/внучка, дедушка/бабушка.

Год рождения – указываете дату рождения члена семьи сотрудника в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

Адрес, Паспорт, Телефон – указываются при необходимости.

Семейное положение
– указывается из предлагаемого программой списка: женат/замужем, холост/незамужем, одинокий отец/мать, вдовец/вдова, разведён(на).

Работники отдела кадров должны своевременно вносить изменения в составе семьи работника в его личную карточку.

Образование

В эту таблицу заносятся сведения об образовании сотрудника на основании дипломов образовательных учреждений. А также данные о повышении квалификации, профессиональной подготовке и профессии.

╔[■]═════════════════════════════ Образования ══════════════════════════════[X]╗

║       Учебное заведение      ║     Специальность     │Окончание│  Характер   ║

║ ВЗФЭИ г.Москва               ║Бухгалтерский учет и ау│29.06.00 │Образование  ▲

║►ЯрГУ                         ║Прикладная математика  │13.06.95 │Образование ◄█

║                              ║Бухгалтерский учет     │30.06.88 │Профессионал █

║                              ║                       │         │             █

║                              ║                       │         │             ▼

║─ Аттестации ─────────────────────────────────────────────────────────────────║

║   Дата  │N док│      Результат                     Научный сотрудник…    ▄ ║

║►15.09.99│1568 │15 разряд            ◄▲          ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║

║         │     │                      █           Сохранить  ▄   Отменить   ▄ ║

║         │     │                      ▼          ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀  ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║

╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝

Каждая новая запись формируется клавишей
<Ins>, при этом обратите внимание на заполнение следующих полей:

╔[■]══════════════ Образование ═══════════════[X]╗

║                                                ║

║ Вид                  Высшее                  ↑ ║

║ Форма обучения       Дневная                 ↑ ║

║ Учебное заведение    ЯрГУ                    ↑ ║

║ Факультет            Математический          ↑ ║

║ Специальность        Прикладная математика   ↑ ║

║ Дата начала          01.09.90                  ║

║ Дата окончания       13.06.95                  ║

║ Дата выдачи диплома  13.06.95                  ║

║ Номер диплома        ФВ 99999►                 ║

║ Код по ОКСО                                    ║

║ Код по ОКПДТР                                  ║

║ Средний балл         4.98                      ║

║                                                ║

║                     Сохранить  ▄   Отменить  ▄ ║

║                    ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀  ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║

╚════════════════════════════════════════════════╝

Вид – выбирается из предлагаемого (по клавише <стрелка вверх>) программой списка вид обучения: среднее, высшее, аспирантура и т.д.

Форма обучения – выбирается из предлагаемого программой списка: дневная, вечерняя, заочная и т.д.

Учебное заведение
– выбирается из справочника «Организации» необходимое учебное заведение. При необходимости карточка на данное учебное заведение формируется в справочнике по правилам работы, описанным в главе 4 «Баланс и анализ».

Факультет и Специальность – укажите факультет и специальность, по которой прошёл обучение сотрудник.

Дата начала и Дата окончания – укажите дату начала обучения в учебном заведении и дату его окончания в формате «ДД.ММ.ГГ».

Дата выдачи диплома и Номер диплома – укажите дату выдачи диплома в формате «ДД.ММ.ГГ» и его номер.

Код по ОКСО – при необходимости укажите код согласно общероссийскому классификатору специальностей среднего профессионального образования.

Код по ОКПДТР – код указывается только для записей о получении профессии.

Средний балл – укажите средний балл по диплому.

Шаг 1. Прежде всего, проверьте заполнение следующих констант:

§       наименование и регистрационный номер вашей организации в Пенсионном фонде (о них мы говорили в самом начале главы),

§       среднесписочная численность работников за каждый месяц отчётного периода (данные вносятся помесячно в таблицу, доступную из меню «Услуги/Сведения об организации» по кнопке «Отчёты по зарплате»),

§       проверить правильность установки флага «Начисление ЕСН по регрессивной шкале» из меню «Услуги/Сведения об организации» по кнопке «Учётная политика»).

Шаг 2. Проверьте: правильно ли заполнены особые условия труда, правильно ли оформлены отпуска по беременности и родам и по уходу за детьми, а также наличие флага «Договор подряда» на должностях сотрудников, работающих по договору.

Шаг 3. Только для тех организаций, где не ведётся полноценный учёт кадров в программе, и приём на работу не оформляется в комплексе СБиС++ электронным документом «Трудовой договор», а просто указывается должность в карточке сотрудника. Вам придётся выбрать всех сотрудников, работающих по договору подряда и в карточку каждого из них внести два параметра: «ДОГ_ДАТА» – дата заключения договора подряда и «ДОГ_НОМЕР» – номер договора, с указанием реальных значений.

Шаг 4. Теперь нужно сформировать пачки в справочнике «Журнал лиц».

В корне журнала по <Ctrl+Ins> создаётся группа «Пачки для ПФР». Внутри этой группы формируются группы, соответствующие отчётным периодам, например «II полугодие 2001 года», «2002 год», «2003 год».

Внутри группы, соответствующей отчетному периоду, сначала создаётся одна папка (опять таки с помощью <Ctrl+Ins>),, аналог пачки сводных ведомостей АДВ-10. В названии папки указывается номер пачки и через пробел строка «СВОД», то есть признак сводной ведомости, например «16 СВОД». Не забывайте, что все пачки (с анкетными данными, индивидуальными сведениями, сводными ведомостями), а соответственно и папки, имеют сквозную нумерацию.

Далее, также внутри группы, соответствующей отчётному периоду, создаются группы соответствующие формируемым пачкам документов с индивидуальными сведениями. В названии группы через пробел указываются номер пачки и тип сведений («ИСХД» – исходные, «КОРР» – корректирующие, «ОТМН» – отменяющие, «ПЕНС» – назначение пенсии). В эти папки заносятся сотрудники, на которых нужно подавать сведения. При построении отчётов номер пачки и тип сведений берётся именно из названия группы, а затем выдаётся запрос на подтверждение для исключения ошибок заполнения.

Пачки для подачи анкетных данных создаются по мере подачи таких сведений непосредственно внутри группы «Пачки для ПФР». При этом в названии группы также указывается номер пачки и тип сведений «АНКТ».

Пример организации журнала лиц для персонифицированного учёта:

После того, как структура журнала сформирована, надо заполнить пачки сотрудниками. Для этого зайдите в нужную пачку (группу журнала лиц), нажмите <Ins>, выберите справочник «Сотрудники», отметьте клавишей <Пробел> сотрудников, которые будут входить в данную пачку и нажмите <Enter>. Последовательно сформируйте все пачки, помните, что в одной пачке не может быть более 200 сотрудников.

Шаг 5. На каждую пачку документов СЗВ-3, содержащую в названии «ИСХД», построить отчёт на машинных носителях «v 3_00: Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке, доходе и страховых взносах (на машинном носителе)», аналог печатной формы СЗВ-3.

Для этого откройте нужную пачку (с названием «…ИСХД…»), например «14 ИСХД», вызовите по <Ctrl+F8> внешний отчет «v 3_00: Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке, доходе и страховых взносах (на машинном носителе)» и укажите за какой период формировать отчёт. При построении отчёта программа отследит наиболее грубые ошибки (у кого-то из сотрудников, помещённого в пачку не заполнен регистрационный номер, неправильно заполнено ФИО и т.п.) и список их приведёт в конце отчёта. Постарайтесь их сразу исправить, а затем повторить Шаг 5. Повторим, что программа СБиС++ найдёт только самые грубые ошибки, для нахождения остальных нужно будет воспользоваться программой проверки самого ПФ, но это уже чуть позже.

Как только вы получили на экране отчёт без ошибок, вставьте новую чистую дискету в дисковод и нажмите <F4> два раза, на экране появится окно с указанием имени файла, в который будет осуществлена запись данных. Нажмите кнопочку «Открыть», это послужит программе командой для записи на дискету информации, дождитесь окончания записи. Повторите Шаг 5 для каждой пачки сведений.

Шаг 6. На каждую существующую категорию работников постройте и напечатайте форму «АДВ-10: Сводная ведомость форм документов СЗВ-3, передаваемых в ПФР».

Для этого, в задаче «Кадры» откройте справочник сотрудников. Проверьте, что в параметрах выборки (<Ctrl+Q>) установлен флаг «Показывать уволенных сотрудников». Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+A>
и вызовите по <Ctrl+F8> внешний отчет «АДВ-10: Сводная ведомость форм документов СЗВ-3, передаваемых в ПФР».

В появившемся запросе нужно указать:

Номер сводной ведомости – нумеруются всегда с единицы.

Код категории застрахованного лица (НР,НРИВ,НРЕД) – код категории.

Количество пачек с исходными документами СЗВ-3 – количество папок в журнале лиц с указанной категорией.

Количество исходных документов СЗВ-3 – общее количество сотрудников в пачках с указанной категорией.

Эти сводные ведомости нужно сложить в отдельную (бумажную) папку.

Шаг 7. Построить отчет на машинных носителях «v 3_00: Сводные ведомости форм документов СЗВ-3, передаваемых в ПФР».

Для этого, в задаче «Кадры» откройте справочник сотрудников. Проверьте, что в параметрах выборки (<Ctrl+Q>) установлен флаг «Показывать уволенных сотрудников». Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+A>
и вызовите по <Ctrl+F8> внешний отчет «v 3_00: Сводные ведомости форм документов СЗВ-3, передаваемых в ПФР».

В появившемся запросе нужно указать:

Номер пачки со сводными ведомостями – номер, который был присвоен папке со сводными ведомостями в журнале лиц, в нашем примере для папки «13 СВОД» это номер 13.

Номер сводной ведомости для категории.

Количество пачек с исходными документами СЗВ-3 для категории.

Количество исходных документов СЗВ-3 для категории.

Отчёт будет сформирован и выведен на экран. Вставьте чистую дискету в дисковод и нажмите <F4>
два раза. На экране появится окно с указанием имени файла, в который будет осуществлена запись данных. Нажмите кнопочку «Открыть», это послужит программе командой для записи на дискету информации, дождитесь окончания записи.

Шаг 8. самое время проверить правильность сформированных отчётов.

Готовый отчёт на дискете «v 3.00: Сводные ведомости форм документов СЗВ-3, передаваемых в ПФР» надо проверить программой проверки Пенсионного фонда на наличие ошибок. Эту программу можно взять в Пенсионном фонде. При обнаружении ошибок сделать необходимые изменения в СБиС++ и построить отчёт заново.

Теперь проверьте остальные дискеты с пачками индивидуальных сведений СЗВ-3 (также программой Пенсионного фонда). При обнаружении ошибок сделайте необходимые изменения в СБиС++ и постройте отчёт заново.

Шаг 9. После того, как полностью готовы сведения на машинных носителях, распечатывайте данные на бумаге.

Для всех пачек напечатать формы СЗВ-3 «Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке, доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица» на каждого сотрудника в пачке.

В справочнике «Журнал лиц» зайдите в нужную пачку (с названием «…ИСХД…»), по <Ctrl+F8> постройте отчёт «СЗВ-3: Индивидуальные сведения (списком) о трудовом стаже, заработке». По <F4>
напечатайте данные на каждого сотрудника в пачке.

Если потребуется построить (или переделать) форму СЗВ-3 на какого-то одного сотрудника, то стройте отчёт «СЗВ-3: Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке». В этом случае данные будут сформированы только на выбранного сотрудника, а не на всех сотрудников в пачке.

На каждую пачку документов СЗВ-3 напечатайте форму «АДВ-6: Опись документов, передаваемых работодателем». Для этого из соответствующей пачки в журнале лиц постройте отчёт «АДВ-6: Опись документов, передаваемых работодателем». На запрос «Укажите параметры:» ответьте:

На каждую пачку документов СЗВ-3 постройте и напечатайте «Список застрахованных лиц, прикладываемый к пачке СЗВ-3» и «Титульный лист». Оба отчёта строятся по <Ctrl+F8> из соответствующей папки в справочнике «Журнал лиц». Проверьте всё ещё раз и сдавайте. Удачи!

Вести документооборот по учёту кадров можно и не используя штатное расписание, то есть когда в конфигурации задачи отсутствует «галочка» «Использовать штатное расписание». В этом случае оформление документов (приказы о принятии на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, об увольнении) ведётся на основе справочника «Должности».

Понятно, что в реестре документов «Приказы на изменение штата» в этом случае вы не сможете ввести/вывести штатную единицу – штатного-то расписания нет.

И ещё одно важное добавление для тех, кто не собирается вести штатное расписание – особые условия труда нужно указывать в поле «Примечание» для той или иной должности. Находясь в данном поле (в справочнике «Должности»), нажмите клавишу <стрелка вверх> и выберите нужное из справочника «Условия труда».

Вот мы и рассмотрели все типы кадровых документов, предлагаемые программой. Надеемся, что всё вам было понятно, и при работе у вас не возникнет затруднений.

Из справочника «Графики рабочего времени» выбирается типовой для данной должности график работы. Логично предположить, что сотрудники, занимающие одну и туже должность, и работают по одному графику. Скажем, все 12 бухгалтеров вашего предприятия работают по пятидневке. При использовании типового графика, он будет по умолчанию определён всем сотрудникам, принимаемым на должность. Однако, это вовсе не означает, что все сотрудники, работающие на данной должности должны быть «привязаны» к одному и тому же графику рабочего времени. Для каждого конкретного сотрудника можно будет указать собственный график.

Описание штатной должности

Можно дать краткое описание данной штатной должности­ – произвольная информация, которая может потом быть использована в отчётах.

Сотрудники по штатной должности

Этот список программа сформирует сама. Он будет состоять из всех сотрудников, работающих на данной штатной должности.

Постоянные начисления/удержания по штату

С тем, что такое «начисления и удержания» мы знакомились в главе 9 «Заработная плата». Начисления увеличивают сумму, причитающуюся к выплате сотруднику, удержания уменьшают её, и есть ещё аналитики, которые прямо на размер выплачиваемой суммы не влияют, но нужны для расчёта заработной платы. Действуют постоянные начисления/удержания в течение длительного срока (несколько месяцев) и хранятся в специальном справочнике «Виды начислений/удержаний».

Каждой должности может соответствовать несколько постоянных начислений/удержаний. В дальнейшем каждому сотруднику, принимаемому на данную штатную должность, будут автоматически предоставляться все указанные в данном списке виды начислений/удержаний.

Важно: не надо заносить в данный реестр начисления, имеющие разовый характер, например, разовую премию по итогам работы. Также не место здесь и постоянным начислениям, но действующим не для всех сотрудников, работающих на данной должности, а установленным только для одного или нескольких человек. Например, не нужно заносить в данный реестр постоянную, ежемесячную надбавку, установленную руководителем предприятия для одного менеджера из пятнадцати.

Для формирования списка постоянных начислений/удержаний по штату нажмите клавишу <Ins>, откроется диалоговое окно «Постоянное по штату», в котором потребуется заполнение таких полей, как:

Вид начисления/удержания – оказавшись в этом поле, нажмите клавишу <стрелка вверх> и выберите из открывшегося справочника «Виды начислений/удержаний» нужную запись. Это может быть премия, надбавка и т.д.

Шифр затрат – укажите из справочника «План счетов» тот счёт, на который будут делаться бухгалтерские проводки, предусмотренные выбранным видом начислений/удержаний. Так, для премий и надбавок могут быть указаны 20, 23, 25, 26, 44 счета. Для аналитик, таких, как льгота на сотрудника, данное поле заполнять не требуется.

Сумма – если начисление/удержание установлено всем работникам по данной штатной должности в фиксированной сумме, то укажите её в этом поле. Например, всем ежемесячная премия 500 рублей.

Процент – часто удобнее задать не сумму начисления/удержания, а некоторый процент, в соответствии с которым будет делаться расчёт причитающихся каждому конкретному работнику сумм. Правило расчёта задаётся видом начисления/удержания. Обычно поле «Процент» устанавливают для премий и надбавок, рассчитываемых от основного оклада. Например, всем ежемесячная премия в размере 30% от оклада.

Количество – данное поле чаще всего остаётся пустым, только при вводе льготы на детей здесь указывается количество детей сотрудника.

Начисление действует с… по… – период действия выбранного постоянного начисления/удержания. В большинстве случаев срок окончания действия оставляют пустым.

В отделе – автоматически указывается то подразделение (отдел) штатного расписания, с которым вы сейчас работаете.

Примечание – можно занести любую информацию, нужную вам.

Аналитика – в некоторых случаях бывает удобно указать некоторую аналитику к начислению/удержанию, которая впоследствии будет влиять на формирование бухгалтерских проводок. Сейчас оставьте поле пустым.

После нажатия кнопочки «Сохранить» запись о постоянном начислении/удержании появится в списке.

Штатные единицы

В этом поле хранится история изменений количества работников, положенных по штату данной должности. Список изменений можно формировать самостоятельно, указывая дату и количество штатных единиц. Но лучше делать это через приказы по кадрам.

Отпуска этих видов оформляются в программе не обычными приказами на отпуск, а переводами. Датой перевода будет считаться дата начала отпуска. Причина перевода – отпуск по уходу за ребёнком. Должность остаётся текущая на всё время отпуска. График указывается либо «Отпуск по беременности и родам», либо «Отпуск по уходу за детьми до 1,5 лет». Штат ставится равным нулю, чтобы можно было на данную должность принять другого человека. Вид работы указать «основная должность» и «Основное место работы». Характер работы – временный.

Очень удобно сотрудников, находящихся в отпусках такого рода помещать в соответствующие журналы лиц.

Актуален для работников отдела кадров и отчёт о среднесписочной численности работников. Такой отчёт программа позволяет построить. Выберите пункт верхнего меню «Отчёты/Среднесписочная численность» и укажите, за какой период нужен отчёт и в какой группировке должны быть представлены данные (по отделам, по категориям).

Кроме того, можно задать уровень иерархии отделов и категорий. Рассмотрим на примере отделов. Пусть в справочнике сотрудников у вас созданы отдельные группы (папки) для каждого цеха – это первый уровень иерархии. Внутри этих групп созданы группы (папки), соответствующие цеховым участкам – это второй уровень иерархии. Если при построении отчёта задать первый уровень иерархии отделов, то будут приведены сводные данные по каждому отделу. Если задать второй уровень иерархии, то данные будут приведены по каждому цеховому участку отдельно. Аналогично обстоит дело и с иерархией категорий.