RSS-подписка
Подпишитесь на RSS и получайте свежие материалы в удобной форме!
Помимо рассмотренных нами типов документов задачи «Документооборот» вы можете работать с письмами, договорами о намерениях, проектами. Названия этих документов говорят сами за себя, то есть, зачем они нужны и для чего используются (для создания писем, договоров и проектов) – понятно.
Создаются эти документы по тем же правилам, что и служебные записки.
Настало время рассказать об одной из главных вещей для задачи «Документооборот» – фазах прохождения документов.
Обработка любого документа происходит в программе в несколько шагов (этапов). Например, это может быть этап выбора исполнителя, этап выполнения задания, этап проверки выполнения. Документ переходит от одного человека к другому, обрабатывается, в соответствии с указаниями выполняются какие-то действия. В программе эти этапы прохождения документа и называются фазами.
Фазы в правило операций добавляются клавишей <Ins>, при этом требуется заполнение следующих полей:
Укажите название фазы. Можно ввести произвольный текст, но желательно, чтобы название несло смысловую нагрузку, и было уникально в пределах одного правила операции.
Например, выбор исполнителя, выполнить задание, проверка выполнения, выполнить/переназначить.
Из предлагаемого программой списка выбирается ответственный за выполнение этой фазы. Возможно указание нескольких типов исполнителей:
Исполнитель – фазу будет выполнять лицо, указанное в этом поле. Выбор осуществляется из открывающегося по клавише <стрелка вверх> справочника сотрудников, организаций и частных лиц. Если в качестве исполнителя фазы выбрана группа сотрудников, то задание будет передано всем сотрудникам, составляющим группу.
Лицо 1 – в качестве исполнителя используется Лицо 1 из документа.
Лицо 2 – в качестве исполнителя используется Лицо 2 из документа.
Автор – в качестве исполнителя фазы используется автор документа, то есть сотрудник, его создавший.
Выбор – исполнитель выбирается лицом, выполняющим предшествующую фазу. Если в следующем поле указана группа сотрудников, то выбор производится только из них.
Список рассылки– задание будет переслано всем сотрудникам, указанным в списке рассылки, задаваемом при создании служебной записки.
В качестве исполнителя часто бывает удобно задать сотрудников из журнала лиц. При помощи этого свойства можно легко изменять список сотрудников, которым следует получать документы данного типа. Постарайтесь только, чтобы в этих группах действительно находились сотрудники. Передать задание организации и внешнему частному лицу не представляется возможным.
Данный отчёт представляет собой выборку записей из общего расписания, имеющих отношение к организации, на которой установлен курсор. Указывается сотрудник, производивший работы, дата, время, вид работ, а также номер и тип документа, на основании которого проводились работы.
Из отчёта сразу видно, по каким направлениям сотрудничает с вашей фирмой та или иная организация.
Любой построенный вами отчёт может быть распечатан на бумаге при помощи клавиши <F4>.
В справочнике хранится перечень всех видов работ, которые выполняют сотрудники вашей организации. При заполнении расписания каждый сотрудник будет ссылаться на записи данного справочника.
Пополнение справочников записями о новых видах работ осуществляется с помощью клавиши <Ins>, редактирование существующих записей происходит с помощью клавиши <F3>, удалить запись можно клавишей <Del>.
При формировании вида работ достаточно указать его название и уникальный в пределах справочника код.
Очень удобно в реестре заданий сформировать папки, в которые будут помещаться задания определённого вида. Например, в папку «Срочное» будут попадать задания, выполнить которые требуется в первую очередь, а в папку с названием «Личное» будут попадать сообщения, не имеющие отношения к производственному процессу.
Названия стандартных папок надо сделать одинаковыми для всех сотрудников. Зачем нужны папки? Для удобства работы. Допустим, папок никаких нет. Заходите вы посмотреть список заданий - и тонете в их огромном количестве. Пока все прочитаете, пока определите, что там наиболее важно, – половина рабочего дня и прошла. А теперь допустим папки есть. С утра пораньше заходите в папку «Срочное» – и всё: выбора, чем заняться, практически нет, всё за вас решено, сразу приступаете к работе. А захотелось чего-либо для души приятного – шагайте прямиком в папку «Личное», там наверняка кто-нибудь из коллег прислал вам приглашение на вечеринку.
Конечно, никто не запрещает каждому сотруднику заводить и любые другие папки, названия которым можно дать по своему усмотрению. Впоследствии сообщения и задания можно сортировать по папкам так, как будет удобно. Чтобы перенести сообщение в какую-то папку, нужно его (или их) пометить клавишей <Пробел>, зайти в нужную папку и нажать комбинацию клавиш <Ctrl+M>.
Создаются папки при помощи комбинации клавиш <Ctrl+Ins>. При создании папки следует указать её название. А для папки, в которой вы будете хранить информацию личного характера, ещё и установить флаг «Личная папка». Как мы уже упоминали, в личную папку можете заглянуть только вы и пользователь с правами супервизора.
Данная задача просто-таки жизненно необходима руководителям любого уровня: будь то начальник отдела или глава крупного холдинга. Любой руководитель имеет законное желание знать, чем занимаются на рабочем месте его подчинённые, сколько времени у них уходит на перекуры и чаепития, а сколько – на выполнение прямых служебных обязанностей и каких именно. С помощью задачи «Документооборот» руководитель сможет отслеживать текущие дела сотрудников, в любой момент времени получить подробный отчёт об отработанном времени не только по сотрудникам, но и по документам, с которыми ведётся работа, и по организациям, для которых эта работа производится. Кроме этого – отправлять и принимать электронную почту и вести виртуальную переписку с одним или несколькими сотрудниками предприятия, что позволяет отказаться от таких неэффективных способов общения, как телефон, устный разговор и бумага. Понятно, что работать с задачей «Документооборот» имеет смысл только в том случае, если на вашем предприятии установлено не менее трёх рабочих мест со СБиС++, объединённых в локальную сеть.
Комплекс СБиС++ предоставляет пользователям замечательный сервис для работы с расписанием. По сути – это выборка из общего расписания, только представленная в более удобном виде.
Сначала вы задаёте вид, в котором хотите работать с расписанием (параметры планировщика), а затем работаете с записями расписания по уже знакомым вам правилам.
╔[■]══ Параметры планировщика ══[X]╗
║ ║
║ С 01.10.02 ↑ по 30.11.02 ↑ ║
║ ║
║ Группа лиц ║
║ ТехОтдел··················· ↑ ║
║ ║
║ График рабочего времени ║
║ Пятидневка ↑ ║
║ ║
║ Содержимое ячеек ║
║ ( ) Время начала/Время конца ║
║ ( ) Время начала/Продолжитель ║
║ ( ) Время начала/Лицо ║
║ ║
║ Выполнить ▄ Отменить ▄ ║
║ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚══════════════════════════════════╝
Записи расписания можно группировать по сотрудникам либо организациям, для которых выполнялись работы, частным лицам и др., указанным в расписании в поле «Лицо».
Можно указать график рабочего времени, тогда будут выбираться только записи расписания, сделанные в рабочие дни.
Например, вы указали график «Пятидневка», в этом случае ни одной записи расписания за субботу и воскресенье вы на экране не увидите, даже если какие-то сотрудники в эти дни работали и заполняли свои расписания.
Если график не указывать, то в выборке будут представлены все дни указанного периода.
Эта группа переключателей определяет, в каком виде будут представлены данные в ячейках планировщика.
╔[■]═══════════════════════════ Планировщик ═══════════════════════════[▼][X]╗
║ │ 01.10 02.10 03.10 04.10 05.1║
║ │ вторник среда четверг пятница суббо║
║───────────────┼────────────────────────────────────────────────────────────║
║ │ 09:00 Красн _09:30 08:50 _09:57 10:00 ║
║ │ 09:32 10:20 Спецо 11:00 _10:10 Красн ║
║ Мороз П.С. │ 10:40 Спецо 11:30 Красн _11:00 ║
║ │ 11:20 12:30 Красн ║
║ │↓12:28 ↓ ║
║ │————————————————————║
║ │_09:00 Завод _09:00 ЛВЗ Я 09:05 Русск _09:00 Русск ║
║ │ 14:00 Элдин 10:00 Русск _09:25 Элдин _13:23 ║
║ Багин А.Ю. │ _11:10 Русск 11:00 Красн _13:33 ║
║ │ _14:00 Русск _14:30 14:00 Элдин ║
║ │ 17:00 15:26 Русск ║
║ │ ║
║ │ ║
║ │ ║
╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Время начала/Время конца – в этом случае в ячейках будет выводиться только время начала и окончания того или иного вида работ.
Время начала/Продолжительность – при установленном этом переключателе в ячейках будет выведено время начала работы и её продолжительность.
Время начала/Лицо – в этом случае в ячейках будет указываться время начала работы и лицо, для которой эта работа выполнялась (см. рисунок выше).
41. Как мы уже говорили, в планировщике можно работать с записями расписания точно так же, как и в реестре «Общее расписание».
Если вы по ошибке закрыли документ, или при закрытии неправильно указали исполнителя, либо допустили иную оплошность – это дело поправимое. Найдите нужный документ в соответствующем реестре, например, служебных записок или приказов, установите на нём курсор. Вызовите локальное меню клавишей <Alt> и дайте программе команду «Откат последнего события».
При этом последняя (текущая) фаза выполнения документа исчезнет, а предыдущая вернётся к своему исполнителю.
Одно но: откатить событие может либо последний исполнитель, либо пользователь с правами супервизора.
В этом отчёте приводится список всех заданий и сообщений сотрудника, на котором установлен курсор, с указанием типа документа (служебка, приказ, сообщение и т.д.), даты начала и окончания работ, содержания самого задания.
Всегда можно увидеть объём заданий, отработанных сотрудником.
В этом отчёте приводится список текущих заданий сотрудника. Поэтому вы всегда сможете узнать, насколько тот или иной сотрудник «завален» заданиями.
На экран выводится расписание выбранного сотрудника.
По этой команде (а также по клавише <Shift+F7>) для выбранного сотрудника на экран выводится его расписание.
На самом деле список заданий каждого сотрудника представляет собой отдельную папку, названием которой являются фамилия, имя и отчество сотрудника. Папки заданий формируются автоматически при первом входе пользователя в программу. Ни в коем случае не пытайтесь создать папки заданий самостоятельно, задания в них попадать не будут.
Папки сотрудников могут быть объединены в рабочие группы. Например, можно создать папку с названием «Отдел 1» и перенести (по <Ctrl+M>) в неё все папки заданий сотрудников этого отдела. В этом случае сотрудники отдела смогут просматривать не только свои задания, но и задания сотрудников своей группы. Не волнуйтесь, ваша личная переписка не станет достоянием общественности, если вы все личные сообщения будете хранить в папке с установленным флагом «Личная папка». Пользователю с правами супервизора будут доступны и ваши личные сообщения, но такими правами обычно наделяют лишь тех, кто умеет держать язык за зубами.
Просмотр заданий коллег по работе осуществляется через данный реестр документов «Все папки сообщений».
Подобный доступ к заданиям членов одной рабочей группы удобен тем, что в случае болезни одного из сотрудников, другие могут просматривать и выполнять его задания.
Для супервизоров заметим, что при увольнении сотрудника, переназначить все его задания другому человеку можно переносом папки заданий уволившегося в папку заданий сотрудника, его заменившего.
Работать с заданиями, доступными в данном реестре документов, следует по тем же правилам, что и с личными заданиями.
