В этом справочнике вы должны сформировать список всех машин, на которые будут выписываться путевые листы. Фактически это список всех транспортных средств вашего предприятия, включая легковые и грузовые автомобили, автобусы, прицепы, электротранспорт. На каждую машину заводится отдельная карточка.

При создании карточки возможны две ситуации, обусловленные тем, что каждая автомашина является не только машиной самой по себе, но и  основным средством, на которое начисляется амортизация:

§       Данная автомашина, как основное средство, уже учитывается в задаче «Основные средства». То есть на неё был сформирован акт приёмки и создана инвентарная карточка. Чтобы добавить эту автомашину и в справочник подвижного состава, достаточно нажать комбинацию клавиш <Alt+Ins> и выбрать нужную инвентарную карточку. После этого в справочнике «Подвижной состав» появится карточка с указанием названия выбранной автомашины.

§       В задаче «Основные средства» вы ещё не работаете или ещё не успели оформить на новую машину акт приёмки. В этом случае карточку на автомашину можно сформировать непосредственно из справочника подвижного состава предприятия. Нажмите клавишу <Ins> и заполните поля карточки так, как будет сказано чуть ниже. После того, как карточка будет сформирована и сохранена, в задаче «Основные средства» появится акт приёмки новой автомашины.

После нажатия подходящей к случаю комбинации клавиш, обратите внимание на заполнение следующих полей диалогового окна:

╔[■]════════════════════════════ Автомашина ════════════════════════════[X]╗

║Марка:                    Гос.Номер            Параметр      ║ Значение   ║

║ МАЗ··················· ↑  222 АА 76     ►                   ║          ◄▲║

║Цвет                          Год выпуск                     ║           █║

║ Темно-Коричневый           ↑  2002                          ║           █║

║                                                             ║           █║

║     VIN   12238421                                          ║           █║

║Двигатель  1158212                                           ║           ▼║

║    Кузов                                         Остатки горючего        ║

║Гар.Номер  123                           ↓Дата │Кол-во│ Цена │  Сумма    ─║

║Название                                 ►01.01│    30│  9.00│    270.00◄▲║

║ МАЗ 5432                              ↑       │      │      │           █║

║ ┌─────Нормы расхода топлива───────┐           │      │      │           █║

║ │Базовая норма расхода   33.3     │           │      │      │           ▼║

║ │На ездку с грузом       0        │                                      ║

║ │На спецоборудование     0        │           Сохранить  ▄   Отменить  ▄ ║

║ └─────────────────────────────────┘          ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀  ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║

╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝

Марка

Укажите марку автомашины. Для этого нажмите клавишу <стрелка вверх> и выберите нужную марку из открывшегося справочника «Марки автомашин».

Гос.Номер

Рекомендуем всегда заполнять данное поле. Здесь указывается государственный номер автомашины. Например, 222 АА 76. Понятно, что государственный номер уникален, то есть не может быть одинаков у двух автомашин.

Цвет

Укажите цвет автомашины.

Год выпуска

Указывается год выпуска транспортного средства. Если карточка была добавлена путём выбора из задачи «Основные средства», то год выпуска автоматически берётся из акта приёмки.

VIN

В данном поле указывается заводской номер автотранспортного средства. Если карточка была добавлена в справочник «Подвижной состав» из справочника инвентарных карточек задачи «Основные средства», заводской номер будет взят автоматически из акта приёмки. Поле не обязательно для заполнения.

Двигатель, Кузов

Номера двигателя и кузова соответственно. Поля не обязательны для заполнения.

Гар.Номер

Можно указать гаражный номер автомашины, а можно оставить поле пустым.

Название

Название автомашины либо автоматически указывается из инвентарной карточки основного средства, либо вносится вручную. Например, МАЗ 5432.

46.      В этот справочник можно занести часто используемые водителями маршруты следования. В дальнейшем они будут использоваться при формировании путевого листа, их не придётся из раза в раз указывать вручную.

Например, ежедневно одна из автомашин делает рейсы от склада предприятия на железнодорожную станцию. В этом случае можно занести в программу следующий маршрут:

╔[■]══════════ Маршрут ═══════════[X]╗

║                                    ║

║Название                            ║

║ Ж.д. станция···················· ↑ ║

║Откуда:                             ║

║ Склад 1                          ↑ ║

║Куда:                               ║

║ Ж.д. станция                     ↑ ║

║                                    ║

║Расстояние  16                      ║

║                                    ║

║         Сохранить  ▄   Отменить  ▄ ║

║        ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀  ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║

╚════════════════════════════════════╝

Название

Укажите такое название, чтобы вам было понятно, что это за маршрут.

Откуда

Нажмите клавишу <стрелка вверх> и выберите из справочника организацию или частное лицо, откуда начинается рейс.

Куда

Укажите место прибытия автомашины.

Расстояние

Длина маршрута в километрах, как расстояние между пунктом отправки и назначения.

Вот маршрут и сформирован – ничего сложного, не так ли?!

Итак, в путь! Нажмите комбинацию клавиш <Alt+`>, чтобы переключиться в нужную задачу. Далее, по отработанной схеме, вызывайте по клавише <F10>
верхнее меню, выбирайте пункт «Услуги» и в открывшемся подменю пункт «Конфигурация задачи». Не забудьте, что перемещаться по пунктам меню можно клавишами со стрелочками, а подтверждать сделанный выбор необходимо клавишей <Enter>.

В результате всех манипуляций на экране должно появиться следующее диалоговое окно:

╔[■]══════════ Конфигурация задачи ══════════[X]╗

║                                               ║

║ Рабочий день:  начало  08.00    конец  18.00  ║

║                                               ║

║ Списание горючего на:                         ║

║  (•) дату документа  ( ) конец года           ║

║  ( ) конец месяца    ( ) текущий день         ║

║                                               ║

║ Принцип списания                              ║

║  (•) Первый пришел – первый ушел (FIFO)       ║

║  ( ) Последний пришел – первый ушел (LIFO)    ║

║                                               ║

║ Правило для авансовых отчетов                 ║

║                                            ↑  ║

║                                               ║

║                    Сохранить  ▄   Отменить  ▄ ║

║                   ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀  ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║

╚═══════════════════════════════════════════════╝

Перемещаясь между полями с помощью клавиши <Tab>, сделайте необходимые настройки «под вашу организацию».

Рабочий день

Здесь следует определить начало и конец рабочего дня для водителей. Указанные значения будут автоматически подставляться в путевые листы как время выезда и возвращения в гараж.

Не смущайтесь, если каждая из машин работает по собственному графику – в любом путевом листе вы легко сможете изменить эти данные.

Списание горючего на…

Понятно, что периодически машины придётся заправлять горючим, что и будут делать водители, отражая все заправки в путевом листе и прикладывая чеки к авансовому отчёту. Также и в программе – каждая заправка машины горючим будет отражена в путевом листе.

По мере эксплуатации машины программа будет списывать горючее из бака в соответствии с нормами расхода топлива. Принцип списания вы и должны установить в данном поле. Выбор осуществляется нажатием клавиши <Пробел> напротив нужного варианта.

На дату документа
– при списании горючего программа будет учитывать все заправки, сделанные до даты, указанной в путевом листе (включительно). Рекомендуем использовать именно этот способ, так как он наиболее приближен к существующему на практике положению дел.

Конец месяца – при таком способе списания горючего программа учтёт заправки, сделанные до конца того месяца, к которому относится выписанный путевой лист.

Конец года – в данном случае будут выбираться заправки, сделанные до конца года.

Текущий день – при таком способе при списании горючего будут учтены заправки по всем введённым в программу документам, даже если они датированы будущим числом. Например, при формировании путевого листа за 01.10.02г. будут учтены сделанные для машины заправки 02.10.02г., если путевой лист за 02.10.02г. уже сформирован в программе.

В этом поле можно указать грузоподъёмность автомашин данной марки в тоннах. Например, 20 тонн. В последствии можно будет вычислять объём недогрузов при эксплуатации машин как разницу между грузоподъёмностью и фактическим весом перевозимых грузов.

Можно данное поле и не заполнять.

Нормы расхода топлива

Эта группа полей определяет нормативные величины расхода топлива машинами данной марки в литрах на сто километров. Нормы расхода топлива учитываются при определении расхода горючего в путевых листах. Когда вы укажете в путевом листе пробег машины, программа сама рассчитает расход горючего и остаток в баке на основании нормы расхода. Для каждой машины данной марки нормы могут быть переопределены.

Нормы расхода можно и не указывать вовсе, а в каждом путевом листе вручную определять расход топлива.

Базовая норма расхода
– это обычная линейная норма расхода горючего. Например, 33.3 л на 100 км.

На ездку с грузом
– это норма, учитывающая увеличение расходов горючего, связанное с маневрированием автомашины в пунктах погрузки и выгрузки перевозимого груза.

На спецоборудование
– это норма расхода горючего на работу дополнительного оборудования, установленного на автомашине.

Расценки

Значения в данных полях определяют расценки за один километр пробега или за один час пользования автомашиной соответственно. Они могут использоваться для расчёта повременной оплаты за пользование автомашиной. Можно эти поля не заполнять.

Вот, основные характеристики для марки автомашин указаны, сохраните их кнопочкой «Сохранить».

Отчёт строится из локального меню справочника «Подвижной состав». Программа отбирает все путевые листы за указанный вами период времени для конкретной автомашины с указанием даты путевого листа, водителя, на которого он выписан, пробега, количества заправленного горючего, количества израсходованного горючего по норме и фактически.

Как уже говорилось ранее, при заправках за наличный расчёт водитель обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчёт об использовании подотчётных сумм с подтверждающими документами, например, чеками кассового аппарата автозаправочных станций.

На основании этого документа в программе формируется его электронный аналог в специальном реестре «Авансовые отчёты». По сути, это тот же реестр документов, с которым мы знакомились в задаче «Касса». Здесь же он приведён для удобства работы человека, отвечающего за работу по путевым листам – не нужно переключаться из задачи в задачу.

Принципы работы с авансовыми отчётами вам уже знакомы, поэтому поговорим только об их особенностях, связанных с путевыми листами.

В поле «По документам» должен быть выбран путевой лист или несколько листов, за заправки по которым отчитывается водитель. При этом программа отберёт все заправки, оплаченные наличными, из сумм по ним будет складываться общая сумма авансового отчёта.

В поле «Операция» будет выбрано программой правило, указанное вами в конфигурации задачи. Его можно переопределить выбором из справочника «Правила операций».

После того, как авансовый отчёт будет сформирован, в поле «Состояние» реестра путевых листов появятся буквы «О» – оплачено.

Всю информацию справочного характера, которая может потребоваться для работы с путевыми листами, необходимо предварительно занести в соответствующие справочники.

Будем считать, что справочники для организаций, частных лиц и сотрудников у вас уже сформированы. Если же вдруг нет – читайте главы 4 «Баланс и анализ» и 10 «Учёт кадров», где об этом очень подробно и понятно рассказано. В данной главе рассмотрим только специфические, используемые именно в данной задаче, справочники.

Многие предприятия, являющиеся счастливыми владельцами парка автотранспортных средств, желают отражать данные о путевых листах в комплексе СБиС++. И программа предоставляет такую возможность – задача «Путевые листы» предназначена для учёта путевых листов, как документов. Кроме того, с помощью данной задачи вы сможете контролировать списание горючего, количество перевезённых грузов, а также задавать программе данные для формирования табелей учёта рабочего времени для водителей.

Отчёт строится из локального меню справочника «Подвижной состав» и предоставляет по каждой автомашине информацию такого рода: сколько часов машина эксплуатировалась за указанный промежуток времени, сколько километров она прошла, сколько тонн груза было перевезено фактически с указанием возможного тоннажа перевозок, возможный и фактический грузооборот самой машины и прицепа к ней. А также ряд специальных коэффициентов: коэффициент пробега, статистический и динамический коэффициенты.

В данном поле необходимо указать операцию из справочника «Правила операций», которая задаёт проводки по путевому листу, например, по списанию топлива на затраты (Д20,44, К10-3), а также осуществляет необходимые расчёты.

Скажем, именно в правиле операций делается расчёт нормативного расхода горючего. Также можно рассчитывать доход по путевому листу и иные необходимые вам параметры.

Откуда, Куда

В данную таблицу могут быть занесены задания для водителя. Каждое задание добавляется клавишей <Ins>.

╔[■]════════════════ Задание ═════════════════[X]╗

║                                                ║

║ Маршрут: ··································· ↑ ║

║ Откуда:  Вектор-плюс                         ↑ ║

║ Куда:    Индустрия-сервис                    ↑ ║

║                                                ║

║ Расстояние (км):  1200   Кол-во ездок:  1      ║

║                                                ║

║ Груз:  Конфеты                               ↑ ║

║                                                ║

║ Всего перевезено (тонн)   19.5     23400   ткм ║

║ Из них на прицепе (тонн)  0        0       ткм ║

║                                                ║

║ N п/п:   1          Сохранить  ▄   Отменить  ▄ ║

║                    ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀  ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║

╚════════════════════════════════════════════════╝

Маршрут – можно указать маршрут движения из справочника «Маршруты». В этом случае пункты отправления и прибытия, а также расстояние между ними будут указываться программой автоматически на основании уже введённых для маршрута данных.

Откуда, Куда – если не был указан маршрут следования, укажите организацию или частное лицо, являющиеся пунктами отправления и прибытия.

Расстояние – указывается расстояние в километрах между пунктами отправления и прибытия.

Количество ездок
– укажите количество ездок автомашины по выбранному маршруту. Впоследствии километраж по заданию будет определяться умножением расстояния на количество ездок.

Груз – укажите перевозимый груз из справочника «Виды грузов». Вообще говоря, груз можно и не указывать, но тогда вы не сможете построить отчёт о перевезённых грузах.

Всего перевезено (тонн) – укажите общее количество перевезённого на автомашине за все ездки груза. При этом программа рассчитает количество тонно-километров путём умножения количества тонн перевезённого груза на расстояние.

Из них на прицепе (тонн) – в случае использования прицепа указывается количество перевезённого на нём груза.

Номер по порядку – автоматически указывается порядковый номер задания в списке всех заданий водителя по путевому листу. При необходимости номер можно изменить.

Подобным образом оформляются все задания. Так, в предлагаемом примере водитель перевозит 19.5 тонн конфет на расстояние 1200 км.

Если вам не нужна информация о грузоперевозках, то таблицу заданий можно вообще не заполнять, а указывать километраж по спидометру.

Время: Выезд, Возврат

Автоматически указывается время выезда и возврата машины в гараж, установленное в конфигурации задачи. При необходимости для каждого путевого листа значения полей можно переопределить.