Бумажный документ становится документом только после того, как на нём появятся соответствующие печати и подписи. Иначе это просто исписанный кусок бумаги. В программе аналогом процедуры проставления подписи и печати служит процедура закрытия документа.

Что происходит при закрытии документов

При закрытии документ, во-первых, фиксируется – защищается от дальнейших изменений. То есть удалить или изменить документ можно будет, только выполнив обратное действие – открытие документа.

Во-вторых, по документу формируются бухгалтерские проводки, которые помещаются в общий журнал хозяйственных операций. Подробнее о процессе формирования проводок мы поговорим чуть ниже.

В-третьих, происходят другие специфические для некоторых типов документов действия. Например, в задаче «Товары и материалы» при закрытии накладных производится списание товарно-материальных ценностей и расчёт себестоимости.

Как закрыть, открыть документ

Чтобы закрыть документ, нужно, находясь в реестре, выбрать нужный документ и нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Z>. Повторное нажатие <Ctrl+Z> откроет документ.

Чтобы закрыть или открыть группу документов, отметьте необходимые документы клавишей <Пробел> и нажмите <Ctrl+Z>.

Как определить, закрыт документ или нет

Индикатором, закрыт документ или нет, служит столбец «Сумма». Если при просмотре реестра документов число в этом столбце выводится серым
цветом, то документ открыт. В противном случае документ закрыт.

Кроме того, если на закрытом документе нажать <F3> (попробовать его изменить), то появится диалоговое окно серого цвета, и все поля будут недоступны для редактирования.

Список всех основных отчётов текущей задачи собран в пункте «Отчёты» верхнего меню. Например, чтобы построить журнал-ордер по счёту, достаточно открыть подменю «Отчёты» и выбрать в нём пункт «Журнал-ордер по счету».

Итак, бухгалтерские проводки формируются при закрытии документа. То есть если документ в программе не закрыт, то и проводок в журнале операций по нему не будет. Это очень важно понимать и помнить!

Теперь же чуть подробнее остановимся на том, как же всё-таки происходит автоматическое формирование проводок в программе. Это один из основных моментов в процессе закрытия документа.

Кроме того, все задачи программы устроены по одному образу и подобию. Благодаря этому, изучив одну из задач, вы легко сможете сориентироваться в остальных задачах. Так, верхнее меню любой из задач устроено одинаково и состоит из следующих пунктов:

§       Документы
– просмотр, ввод и изменение первичных документов.

§       Справочники
– просмотр, ввод и изменение справочников.

§       Отчёты
– построение всевозможных отчётов.

§       Услуги
– настройка программы и дополнительный сервис.

§       Помощь
– получение оперативной помощи.

§       Выход
– окончание работы и переход в другую задачу.

Поскольку первые три пункта меню наиболее значимы, давайте рассмотрим их более подробно.

Есть ещё одно общее свойство всех документов – возможность быть связанными друг с другом. Например, можно связать документ отгрузки с документами оплаты. Именно для этого во всех документах есть поле «По документам», в которое клавишей <Ins>
вносятся связанные документы.

Чтобы просмотреть документы, связанные с текущим, есть справка, вызывающаяся комбинацией <Alt+F1>. При этом принята такая терминология: документы-основания – это документы, по которым был выписан данный документ, а документы-следствия – это документы, которые были выписаны на основании текущего. Например, есть счёт на оплату товаров и расходная накладная, которая была выписана по этому счёту. В этом случае говорят, что расходная накладная выписана на основании счета на оплату, то есть счёт на оплату – это документ-основание, а расходная накладная – это документ-следствие.

За то, какие проводки будут созданы при закрытии документов, отвечает так называемая бухгалтерская операция. Фактически это мини программа, в которой описывается алгоритм формирования проводок.

В самом простейшем случае бухгалтерская операция состоит из фраз типа «Проводка ( Д60, К50, Сумма )». В результате выполнения такой фразы будет сформирована проводка с кредита пятидесятого счёта в дебет шестидесятого на сумму, указанную в документе.

Тут-то всё достаточно просто и понятно, но бывают и более сложные правила операций, в которых сумма проводок как-то рассчитывается, сами проводки делаются аналитическими, в зависимости от условий делаются проводки на разные счета и так далее. В принципе, там ничего сложного нет – используются русские слова и простейшие арифметические знаки. И, тем не менее, чтобы разбираться в таких операциях, придётся почитать справочное руководство, или воспользоваться помощью специалистов.

Справочник правил операций

На самом деле вам совсем не обязательно сразу заниматься написанием бухгалтерских операций. Программа поставляется с уже готовым набором стандартных бухгалтерских операций, которых вполне достаточно для нормального ведения учёта на предприятии. Все они собраны в специальном справочнике, который называется «Правила операций».  Вызывается он в задаче «Баланс и анализ» из меню «Справочники». Тут собраны все операции, причём для каждой задачи принято выделять в справочнике отдельный раздел с тем, чтобы при работе, например, с расходными накладными не путались операции по кассе и расчётному счёту.

Каждой бухгалтерской операции присваивается название (его ещё называют «Ключевая фраза»), например, «Оплата поставщикам за товар». Благодаря таким названиям, зачастую можно и не смотреть, что именно выполняет данная операция – просто выбрать нужную по названию и всё.

Поле документа «Бухгалтерская операция»

Как вы, возможно, уже видели, при вводе любого документа есть поле «Бухгалтерская операция». Именно в нём и указывается операция, которая будет выполняться при закрытии документа. Чтобы не выбирать каждый раз одну и ту же бухгалтерскую операцию, при создании нового документа программа автоматически подставляет операцию предыдущего документа. Если же нужно сменить правило, перейдите в это поле, нажмите стрелку вверх и выберите нужную операцию.

Обратите внимание, что при выборе правила операции из документа показывается, как правило, не весь справочник операций, а только определённый раздел, «привязанный» к данной папке документов.

Итак, что происходит при закрытии

Таким образом, при закрытии документа происходит примерно следующее:

1.     Берётся правило операции, указанное в поле «Бухгалтерская операция» документа.

2.     Данные из документа (сумма документа и другие параметры) передаются в это правило операции.

3.     Правило операции выполняется, и в процессе выполнения формируются проводки.

4.     В итоге получаем документ и проводки, к нему «привязанные».

Для удобства работы все документы могут быть разложены по разным папочкам. Это очень удобно, а иногда и жизненно необходимо (например, при работе с разными кассами для каждой кассы заводится своя папка).

Учтите, что на папках документов есть параметры, определяющие поведение документов, которые находятся в этой папке.

Вызвать параметры папки для текущего реестра документов можно, нажав комбинацию <Ctrl+J>.

Сценарий построения отчётов в программе обычно таков – в меню выбирается нужный пункт или нажимается горячая клавиша, выводится окно с параметрами отчёта, нажимаете «Выполнить», выводится отчёт.

Обратите внимание, что в отличие от реестров документов и справочников вывод отчёта предваряется запросом параметров отчёта. Устанавливая здесь различные параметры, вы можете не только изменить диапазон выборки данных для отчёта, но иногда изменить и сам вид отчёта. Поэтому, строя отчёт, обращайте внимание на появляющееся окно «Параметры», и, если что-то не так, проверьте, правильно ли выставлены параметры отчёта.

Как правило, конечной целью работы пользователя с такой программой, как СБиС++, является получение необходимой информации в удобной для восприятия форме. И делается это обычно при помощи отчётов, в которых введённые вами в программу данные обсчитываются, группируются, сортируются и выводятся на экран или на печать для дальнейшего изучения.

Несмотря на чёткое разбиение программы по задачам, комплекс СБиС++ всё-таки единая программа, а не набор из нескольких разрозненных кусков. Прежде всего, все задачи комплекса работают с одной общей базой данных. То есть данные, введённые в одной из задач, доступны во всех других. Например, карточка сотрудника, введённая кадровиком в задаче «Учёт кадров», тут же становится видна для пользователя, работающего в задаче «Касса».