RSS-подписка
Подпишитесь на RSS и получайте свежие материалы в удобной форме!
Задача «Касса» предназначена для автоматизации кассовых операций и расчётов с подотчётными лицами. Здесь вы сможете работать со всеми первичными кассовыми документами: приходными, расходными кассовыми ордерами, авансовыми отчётами и ведомостями на выдачу зарплаты; выполнять необходимые проводки в соответствии с используемым на предприятии планом счетов и печатать итоговые отчётные документы.
В течение года вы спокойно работаете, не задумываясь над нумерацией кассовых документов – за вас это делает программа. Но вот наступил новый год, и кассовые ордера, и листы кассовой книги должны снова нумероваться с единицы. Как быть, ведь совершенно не хочется менять номера документов вручную, а для кассовой книги это вообще невозможно.
Изменить нумерацию в кассовых ордерах можно двумя способами:
§ Если в реестрах кассовых ордеров были созданы папки документов. Тогда зайдите в реестр приходных ордеров, и по <Ctrl+Ins>
создайте новую папку с названием, например, «2003 год» и группой нумерации, какая ещё не встречалась в папках реестра. Не забудьте проставить флаг «Для всех документов задачи», чтобы папка появилась во всех остальных реестрах кассовых документов и в кассовой книге. Не следует создавать папки для каждого реестра отдельно.
§ Если в реестрах кассовых ордеров у вас нет никаких папок и заводить их не хотите. Зайдите в реестр приходных ордеров, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+J> и измените группу нумерации корневой папки на новую, какой еще не было. Теперь зайдите в кассовую книгу и по
<Ctrl+Ins> создайте новую папку с названием, например, «2003 год» и группой нумерации, которую вы только что проставили в корневой папке реестра приходных ордеров. Предполагается, что работа с кассовыми документами у вас ведётся в соответствии с законодательством, поэтому документов за прошлый год вы вносить не будете. Если же всё-таки потребуется формировать документы прошлого года, то нумерация собьётся, в этом случае лучше завести в реестрах документов папки.
Теперь программа начнёт вести новую нумерацию документов. Отметим, что при создании первого листа кассовой книги за новый год вам придётся вручную указать сумму начального остатка денежных средств в кассе, она должна соответствовать остатку последнего листа книги за прошлый год.
Вот и всё, что вам необходимо знать, чтобы чувствовать себя уверенно при работе с задачей «Касса». Желаем успехов в освоении следующих задач!
Сначала настроим задачу на вашу организацию: в главном меню выберем пункт «Услуги/Конфигурация задачи», а в диалоговом окне проставим номера соответствующих балансовых счетов:
╔[■]══════════ Конфигурация задачи ═══════════[X]╗
║ ║
║ Счет для кассы: ║
║ 50-1··································· ↑ ║
║ Счет для подотчетных лиц: ║
║ 71 ↑ ║
║ ║
║ [ ] Не изменять ордера, занесенные в к/книгу ║
║ ║
║ Сохранить ▄ Отменить ▄ ║
║ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚════════════════════════════════════════════════╝
Счёт, на котором вы ведёте учёт кассовых операций. По умолчанию установлен счёт 50-1, чтобы его изменить либо введите номер требуемого счёта с клавиатуры, либо выберите его из открывшегося по <стрелке вверх> справочника «План счетов».
Установите номер счёта для расчётов с подотчётными лицами (по умолчанию указан счёт 71).
Эти два поля определяют, по каким счетам будут строиться основные отчётные формы. Они же используются для указания корреспондирующих счетов при печати кассовых документов.
Под непонятным «к/книгу» скрывается, конечно, всем известная кассовая книга. Отнеситесь внимательно к заполнению данного поля, это очень важно для дальнейшей работы с кассовыми документами.
Если флаг установлен (то есть вы проставили «галочку» в этом поле), то любой ордер, занесённый в кассовую книгу, не может быть изменён.
В противном случае (флаг не установлен) в таких ордерах можно менять любые поля за исключением «Дата» и «Сумма».
Казалось бы, самое время приступать к плодотворной работе с первичными документами, но есть ещё один маленький, но очень важный момент. Дело в том, что практически все кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера, листы кассовой книги) подписываются кассиром. Кассир не только ставит свою подпись, но должен дать и её расшифровку.
Программа с удовольствием возьмёт на себя труд выводить в документах расшифровку подписи кассира. Достаточно указать, кто из сотрудников вашей организации – кассир. В Главе 4 «Баланс и анализ» мы об этом говорили, но повториться будет не лишним.
Выберите пункт меню «Услуги/Сведения об организации» и в открывшемся диалоговом окне найдите поле «Кассир». Далее выбирайте:
§ вписать фамилию кассира в данное поле, например, «Скворцова Г.Ф.»
§ находясь в данном поле, нажать клавишу «стрелка вверх» и выбрать нужную запись из справочника «Сотрудники».
Второй способ хорош своей быстротой. Если в вашей организации несколько кассиров, документы подписываются то одним, то другим, естественно и расшифровки подписи должны быть разные. В этом случае перед выводом документов на печать нужно проверить содержимое поля «Кассир», и при необходимости изменить его.
Разобравшись с оформлением кассовых ордеров и кассовой книги, вы задумались: «А каким же образом выдавать из кассы зарплату?» Программа предусматривает работу с двумя типами платёжных ведомостей: ведомости по зарплате и ведомости прочих выплат. Для каждого типа ведомостей отведен отдельный реестр.
«Расчёты с подотчётными лицами»
Журнал формируется аналогично журналу по счёту «Касса». Данные в него попадают из кассовых ордеров (расходных – на суммы, выданные в подотчёт, приходных – на возврат неиспользованных подотчётных сумм) и авансовых отчётов. Из журнала вы можете получить информацию о том, какие суммы числятся за конкретными сотрудниками на любой момент времени.
Допустим, вы добросовестно заполнили все приходные и расходные кассовые ордера за день и теперь намерены оформить кассовую книгу. Для этого предназначен отдельный реестр документов – «Кассовая книга».
Сама книга отображается в программе в виде таблицы, содержащей в качестве строк листы кассовой книги с указанием начальных и конечных остатков на каждый день. В листе кассовой книги отражается остаток денег по кассе на начало и конец дня, а также поступление и расход денег из кассы по каждому принятому для исполнения документу с указанием от кого и за что получены или выданы деньги.
В диалоговом окне для первого листа нужно проставить начальную и конечную даты, за которые формируется лист, номер листа и сумму начального остатка средств в кассе. Для всех последующих листов указывайте только конечную дату, все остальные реквизиты документа будут переноситься из предыдущего.
╔[■]═ Страница кассовой книги ══[X]╗
║ ║
║ С 31.07.02 по 31.07.02 ║
║ ║
║ Первый лист 1 ║
║ Последний лист 1 ║
║ ║
║ Остаток на начало ║
║ ║
║ Создать ▄ Отменить ▄ ║
║ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚══════════════════════════════════╝
В отличие от выписки банка, документы в которую нужно заносить вручную, лист кассовой книги формируется автоматически: в него попадают все кассовые документы, оформленные в указанный период (включительно), имеющие одинаковую группу нумерации (об этом чуть позже) и ранее не зафиксированные в кассовой книге.
Обратите внимание на слово «все» в предыдущем предложении: в кассовую книгу попадают все документы, независимо от того, были они закрыты или нет. Все документы, подлежащие внесению в лист кассовой книги, закроются программой автоматически (по ним будут сделаны проводки).
После формирования очередного листа книги его можно распечатать на принтере с помощью уже знакомой вам клавиши <F4>.
После регистрации в книге удаление кассовых ордеров становится невозможным, а при их редактировании запрещается корректировать сумму и дату документа, либо вообще изменять документ (в зависимости от конфигурации задачи – помните, мы говорили об этом в начале главы).
Но поскольку от ошибок никто не застрахован, то у вас уже возник вопрос: «А что делать, если были обнаружены ошибки, и кассовые ордера, занесённые в книгу, требуют исправлений?» Придётся удалить соответствующий лист кассовой книги, и лишь после этого будет доступно редактирование самих ордеров. Заметим, что при удалении листов книги сами кассовые ордера не удаляются.
Как мы уже говорили, остатки и начальные даты в каждый последующий лист книги переносятся из предыдущего, поэтому с целью поддержания логической целостности информации, программа позволяет удалять только последний лист (последнюю запись) в кассовой книге. Если потребуется внести изменения в более ранние записи, то придётся удалить поочерёдно все последующие, переформировать нужный лист, а затем сформировать листы заново. Довольно большая работа, поэтому будьте внимательны при заполнении кассовых ордеров!
Проводки, сформированные в приходных и расходных кассовых ордерах, автоматически попадают в журнал-ордер по счёту «Касса». Посмотреть его можно, выбрав в меню «Отчёты» пункт «Развёрнутый журнал-ордер». При построении этого журнала, так же как и большинства других, следует задать параметры выборки, как это было описано в Главе 4.
Советуем регулярно (лучше в конце каждого дня) сравнивать кассовую книгу и журнал-ордер по счёту «Касса». Если сальдо по счёту и остаток в последнем листе кассовой книги не совпадают, следует задуматься о правильности сформированных проводок и всё проверить. Возможно, в документы попала операция, не предусматривающая проводки по этому счёту?
Если вы внимательно прочитали Главу 3 данного руководства, то, конечно, уже научились переключаться между задачами. Нажмите комбинацию клавиш <Alt+3>
(удерживая клавишу <Alt>, нажмите клавишу с цифрой <3>) и увидите на экране надпись «СБиС++ КАССА».
Выберите пункт меню «Документы/Приходные ордера», и попадёте в реестр (список) приходных кассовых ордеров. Здесь хранятся все документы, подтверждающие поступление наличных средств в кассу.
Допустим, частный предприниматель Петров А.Ю. заплатил 126 рублей наличными за товар по расходной накладной № 152 от 18.06.02. Деньги эти вы должны оприходовать и выдать квитанцию к приходному ордеру.
Заготовку документа «Приходный ордер» вы откроете клавишей <Ins>.
Заполните следующие поля документа:
Дата платежа. Здесь автоматически проставляется текущая дата, которую вы можете исправить на нужную.
╔[■]══════════════════════ Приходный ордер ═══════════════════════[X]╗
║ Оплата (по документам)║
║ Дата 26.07.02 ►18.06│НаклР│ 152║ Петров А.║ 126.00◄║
║Номер 1 / ↑↓ │ │ ║ ║ ║
║ │ │ ║ ║ ║
║Принято от (Лицо1) ║
║ Петров А.Ю. ↑ ║
║Основание (бухгалт.операция) ║
║ Оплата от покупателя @ по оплате ↑ ║
║ ↑ ║
║ Приложение ║
║Сумма 126.00 По сч N152 126.00 НДС20% 20=00 НСП5% 6=00 ↑ ║
║ ║
║ ║
║Аналитика (Лицо2) Параметры… ▄ Сохранить ▄ Отменить ▄ ║
║ ↑ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═══════════════════════════════════════════════Автор: ╝
Автоматически проставляется следующий по порядку номер, который также можно исправить. Это очень удобно – не придётся каждый раз вспоминать номер предшествующего приходника.
Вторая часть номера после знака «/». Как правило, остаётся пустым.
Это поле либо оставляется пустым, либо здесь добавляются документы, на основании которых осуществляется данный платёж.
В нашем случае – это расходная накладная, согласно которой был отпущен товар Петрову. Если вы ещё не освоили работу в задаче «ТОВАРЫ И МАТЕРИАЛЫ», то оставьте поле пустым, а если уже научились выписывать накладные, нажмите клавишу <Ins> и из предложенного списка типов документов выберите «Расходные накладные». Теперь из развернувшегося списка накладных выберите ту, оплату по которой осуществляет Петров. Если вы всё сделали правильно, то указанная накладная появится в поле оснований платежа.
Если вы сумели заполнить поле «По документам», то есть указать документ, на основании которого вы приходуете деньги в кассу, то наименование организации (в нашем примере фамилия – Петров) из этого документа (у нас – из расходной накладной) автоматически будет поставлено в качестве «Лица1» в приходном ордере, и снова заносить в ордер лицо-плательщика вам не придётся.
Если вы не заполнили поле «По документам», то при переходе к полю «Принято от (Лицо1)» откроется вертикальное меню (табличка), состоящее из строк «Организации», «Частные лица», «Сотрудники», «Аналитики», «Договора», «Основные средства», «Журналы лиц». Если же этого вдруг не произошло, то надо нажать клавишу <> – стрелка вверх, чтобы меню всё-таки появилось. Каждая строка меню представляет одноимённый справочник. Выберите справочник «Частные лица»и найдите в нём фамилию Петров (если справочник ещё не заполнен, можно это сделать сейчас).
При переходе к этому полю, программа раскроет на экране справочник бухгалтерских операций (если не раскроет – нажмите <стрелку вверх>), которые задают проводки по документу. Вы можете прямо здесь посмотреть и отредактировать существующую бухгалтерскую операцию с помощью клавиши
<F3>, добавить свою, новую – клавишей <Ins>.
Выберите нужную, а именно: «Оплата от покупателя @ по оплате (по отгрузке)», и нажмите <Enter>. (Выбор правила зависит от учётной политики вашей организации в части способа определения выручки, для обложения НДС –– по отгрузке или по мере оплаты.) Внимательный читатель, конечно же, заметил «странное» название правила операции: в нём присутствует знак «@». Так вот, всё, что в названии правила находится до этого знака, будет отражено в печатной форме документа, а сам знак «@» и всё, что позади него, выводиться на бумаге не будут.
На самом деле поле «Основание» состоит из двух строк, первую их которых вы только что заполнили, на следующей можно писать, что захочется.
Проставляете размер денежных средств, внесённых в кассу. В нашем примере – «126».
