Вы уже привыкли к тому, что всю информацию справочного характера программа предлагает заносить в специальные справочники. Останемся верны традиции и на этот раз.

Ни для кого не секрет, что жизнь – штука сложная, денег всегда не хватает, а потому с работой по совместительству приходится сталкиваться достаточно часто.

Совместитель может быть внутренний и внешний. У внешнего совместителя есть основное место работы в другой организации, а в вашей он просто подрабатывает, это его дополнительная работа.

Если же ваша организация является для сотрудника основным или единственным местом работы, если его трудовая книжка хранится в сейфе вашего менеджера по кадрам, но работает этот сотрудник на двух и более должностях, за слесаря, токаря, сантехника и за того парня – это уже совместитель внутренний.

Для того чтобы программе было проще понять: кто есть кто, и служат анонсированные чуть выше флаги.

Основная должность
– этим флагом помечается основная должность сотрудника. Логично предположить, что если должность у человека всего одна, то она и является основной. Предпочтительно, чтобы для одной из должностей этот флаг был установлен, независимо от того, является сотрудник совместителем внешним или внутренним.

12.      У внутренних совместителей должностей в карточке будет две и более. Для основной должности данный флаг должен быть установлен, для остальных должностей – снят.

13.      Обратите внимание: основная должность будет отмечена в карточке белым цветом, все неосновные – голубым.

Основное место работы
– эта «галочка» должна стоять у сотрудников, для которых ваша организация является основным местом работы. То есть для внешних совместителей данный флаг надо снять.

Договор подряда – если сотрудник работает в вашей организации по договору подряда, этот флаг должен быть установлен. Автоматически программа считает, что все договорники – внешние совместители. То есть как бы вам ни хотелось, но установить одновременно два флага «Основное место работы» и «Договор подряда» не удастся.

Вид начисления/удержания – автоматически проставляется типовой вид начисления для данной должности. Для каждого сотрудника он может быть изменён.

Шифр затрат – укажите затратный счёт для начисления заработной платы (20, 23, 26, 44 и др.) На него в корреспонденции со счётом 70 будут сделаны бухгалтерские проводки по начислению заработной платы.

В отделе – программа укажет отдел, в котором находится карточка сотрудника. В этом отделе будет сформирован табель учёта рабочего времени. Если сотрудник работает на нескольких должностях в разных отделах, то для каждой должности можно указать свой отдел, тогда и табели будут находиться там, где нужно.

Аналитика (лицо)
– можно выбрать аналитику из соответствующего справочника и затем использовать ее при формировании проводок.

Теперь сохраните все данные о должности сотрудника. При необходимости все вышеописанные шаги можно повторить, чтобы добавить сотруднику ещё одну должность.

Закрытые комбинацией клавиш <Ctrl+Z> приказы неперерассчитываются при расчёте сотрудникам заработной платы, поэтому с их помощью можно делать «ручную» корректировку начислений/удержаний, которые обычно вычисляются программой.

Например, в прошлом месяце была неверно начислена выслуга лет. У начисления «Выслуга лет» есть формула расчёта, определяющая поле «Сумма». Поэтому, если просто внести в приказ некоторую сумму, указав начисление «Выслуга лет», то в результате расчёта сумма просто изменится. В подобных ситуациях надо поступать так:

§       заведите приказ «Корректировка выслуги лет»;

§       занесите в него вручную корректирующую сумму начисления «Выслуга лет»;

§       нажмите кнопку «Сохранить» (кнопку «Рассчитать» нажимать не надо);

§       нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Z>, чтобы закрыть приказ.

20.      Теперь при расчёте зарплаты сотруднику суммы в закрытом приказе перерассчитываться не будут.

21.      Аналогично вводятся приказы на корректировку льгот по подоходному налогу: необходимо указать суммы корректировки и обязательно приказ закрыть.

22.      Вот ещё что – при корректировке начислений по окладу желательно указать в дате начисления тот месяц, за который производится корректировка.

При приёме нового сотрудника на работу в вашу организацию он должен представить вам справку о доходах по предыдущему месту работы, на основании которой вы и будете формировать начальные данные. Согласно действующему законодательству суммы, начисленные работнику другой организацией, не должны показываться в отчётных формах и справках, которые будут формироваться вашей организацией. В этом случае начальные данные учитываются только при расчёте стандартных вычетов.

При внесении в программу таких данных следует выбирать виды начислений/удержаний только из группы «ДАННЫЕ ПРИ ПРИЁМЕ НА РАБОТУ». Для каждой записи начальных данных надо указать дату и общую сумму. Например, если сотрудник принят на работу с 01.04.02г., то дату начальных данных указывайте «31.03.02».

Перечислим те виды начислений/удержаний, которые вы можете указать в начальных данных сотрудника, принимаемого на работу.

Конечно, если каких-то из видов начислений/удержаний у сотрудника не было, то и вводить их не надо.

Начальные данные при установке комплекса

Если вы начинаете работать в задаче «Зарплата» не с первого января, то вам потребуется вводить данные о расчётах на предприятии с начала года. Какие данные придётся заносить для каждого сотрудника? Во-первых, те, которые требуются для расчёта подоходного налога, во-вторых, для построения отчётов в налоговую и пенсионный фонд. Сразу скажем, что обязательно потребуется ввод данных по подоходному налогу (для его правильного расчёта) из группы «НАЛОГИ»:

Датой начальных данных можно указать дату, предшествующую дате начала работы с задачей «Зарплата».

Если же вы хотите в дальнейшем формировать непосредственно в данной программе лицевые карточки работников, справки о доходах, данные по подоходному налогу на магнитных носителях, учётные карточки сотрудников по ЕСН, придётся заносить начальные данные гораздо подробнее.

Необходимо занести в программу сведения о должностном окладе, премиях, подарках, призах, материальной помощи, отпускных и больничных, а также иных начислениях, которые были сделаны каждому из сотрудников ежемесячно с начала года. Помимо этого, вводятся данные о налогооблагаемых базах для ЕСН и страхованию от несчастных случаев, суммы, начисленные от фонда заработной платы каждого сотрудника, в фонды: пенсионный, социального страхования, обязательного медицинского страхования. Причём все виды начислений/удержаний задаются программе не общей суммой, а в разбивке по месяцам.

При вводе данных следует выбирать вид начисления/удержания из групп «НАЛОГИ», «НАЧИСЛЕНИЯ», «ПРЕМИИ», «ПОДАРКИ», «ПРИЗЫ», «МАТЕРИАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ», «ОТПУСКНЫЕ», «БОЛЬНИЧНЫЕ ЛИСТЫ».

Также из группы «НАЛОГИ» указываются льготы по ЕСН, СОЦ2, льготы на сотрудника, детей, по материальной помощи, призам, подаркам.

Рассмотрим пример: штатному сотруднику мужчине 1973-го года рождения за январь был начислен оклад в размере 1000 руб. и выданы подарки на сумму 500 рублей за счёт прибыли. С февраля вы начали вести расчёт заработной платы в комплексе СБиС++. В этом случае начальные данные сотруднику должны быть заполнены следующим образом:

16.      Подобным образом заполняются данные за каждый из месяцев, предшествующих дате начала работы с задачей «Зарплата». В поле «Дата» при этом указывается последний день каждого месяца.

Локальное меню данного справочнка (меню вызывается нажатием клавиши <Alt>) содержит ряд полезных команд, которые могут помочь вам в сложных ситуациях при расчёте заработной платы.

§       Расчёты по начислению/удержанию (может быть также вызвана нажатием комбинации клавиш <Alt+F1> на том или ином виде начисления/удержания). В данном отчёте представлена информация о сделанных по данному начислению/удержанию расчётах. При этом указываются месяц расчёта, сотрудники, при расчёте которых использовался данный вид начисления/удержания, тип документа, которым оформлялось начисление и сумма. Так, например, вы сможете быстро узнать, когда, кому и сколько было начислено по должностному окладу.

§       Таблица входимости (может быть вызвана по комбинации клавиш <Alt+F2>). Запустив эту команду для конкретного вида начисления/удержания вы получите так называемую таблицу входимости, то есть узнаете в какие другие виды начислений/удержаний входит данное и с каким коэффициентом. Допустим, вы запустили данную команду для должностного оклада, тогда из представленного программой отчёта будет видно, что от должностного оклада зависят надбавка, выслуга лет и доплата за выходные.

§       Все зависимости. По этой команде формируется общая таблица зависимостей всех ваших начислений/удержаний. То есть указывается, от чего зависит тот или иной вид начисления/удержания. Скажем, будет показано, что при расчёте пособия по больничному листу учитываются все начисления, входящие в группы «НАЧИСЛЕНИЯ» и «ПРЕМИИ».

Этот справочник является главным для расчёта зарплаты. Здесь задаются правила, по которым сотрудникам начисляется заработная плата, удерживаются установленные законодательством налоги и иные сборы. Написание таких правил является самым трудным этапом при освоении задачи.

Что же программа понимает под начислениями и удержаниями?

Типичными начислениями являются суммы, рассчитываемые по должностному окладу и тарифной ставке, всевозможные премии, надбавки (ночные, дневные, летние, зимние), дотации, выслуга лет, классность, начисления по больничным, отпускам и т.п. Начисления увеличивают сумму к выдаче.

Самые часто встречаемые удержания – это налоги (подоходный), всевозможные взносы (например, профсоюзные), удержания по исполнительным листам, алименты, кредиты и т.п. Удержанием является также и выплаченный аванс. Удержания уменьшают сумму, предназначенную к выдаче сотруднику.

Кроме начислений и удержаний программа оперирует такими величинами, как аналитики. Аналитики не влияют на сумму выплачиваемой заработной платы, они ничего не добавляют к ней и ничего не вычитают. Для чего же в таком случае они нужны? Многие аналитики содержат справочные данные, например, вычеты по подоходному налогу. Так же часто для расчёта какого-то начисления или удержания требуется рассчитать некоторые промежуточные величины. Например, для расчёта подоходного налога надо подсчитать сумму совокупного облагаемого дохода. Таким образом, аналитики представляют собой величины, содержащие промежуточную информацию для последующего расчёта основных начислений и удержаний.

Программа предлагает вам готовый справочник начислений/удержаний, в котором уже описаны часто встречаемые начисления (по окладу, по тарифной ставке, премии, больничные, отпуска и т.д.) и удержания (алименты, подоходный налог и т.д.) Просмотрите их, возможно, многое вам подойдёт. Если же вы хотите узнать о начислениях/удержаниях несколько подробнее, то читайте в конце данной главы пункт «Дополнительные сведения».

Для организаций, у которых справочник сотрудников разбит на несколько отделов, а в них есть подразделы, может пригодиться это поле. Например, на предприятии есть цех 1, цех 2, а внутри цехов есть бригады.

Чтобы построить в этом случае сводную ведомость по цехам, в параметре «Уровень отделов» нужно указать «1». Соответственно, чтобы построить ведомость по второму уровню (бригадам), нужно указать «2» и так далее. Если в параметре указан ноль, то сводная ведомость будет строиться по всему предприятию в целом.

Аналогичным образом работает механизм построения сводной ведомости по категориям, если имеет место иерархическая структура справочника категорий.

Вызывается как из меню «Отчёты», так и из локального меню справочника «Сотрудники» и окна «Расчётные листки». В отчёте отражаются данные по нарядам (количество, дни и часы), сгруппированные по видам работ.

Это один из основных отчётов в задаче. В нём по столбцам выводятся все начисления, удержания, аналитики, остатки с предыдущего месяца, суммы к выдаче, полученные в результате расчёта зарплаты. Естественно, что отчёт имеет смысл строить, когда заработная плата сотрудникам была рассчитана.

Ведомость может строиться в разрезе сотрудников, отделов или категорий. Также можно сделать ведомость по одному конкретному начислению/удержанию. Можно построить ведомость только по тем сотрудникам, у которых были начисления на заданный затратный счёт (20, 23, 26, 44 и т.д.). По начислениям, удержаниям, аналитикам выводятся только непустые
столбцы.

Построить ведомость можно двумя способами:

§       Выберите пункт главного меню «Отчёты/Расчётная ведомость».

§       Откройте окно «Расчётные листки» или справочник «Сотрудники», затем нажмите клавишу <Alt> и выберите пункт локального меню «Расчётная ведомость».

При построении ведомости разными способами, вы получите и различные результаты. В первом случае будет строиться ведомость по всему предприятию. Во втором ведомость будет формироваться по текущему отделу (тому отделу, в котором вы находились в окне «Расчётные листки» на момент построения ведомости). Более того, во втором случае ведомость может быть построена по отдельным сотрудникам, если их предварительно отобрать в отдельный список или просто отметить.

Какие столбцы выводить, в каком разрезе строить ведомость, и прочие параметры, влияющие на вид отчёта, указываются программе в окне, которое программа выводит на экран перед построением отчёта. Рассмотрим некоторые поля этого окна.

╔[■]════════════ Параметры расчётной ведомости ════════════[X]╗

║                                                             ║

║ Выводить следующие столбцы ведомости   Группировать         ║

║  [√] Начисления       [√] Остатки       (•) По сотрудникам  ║

║  [√] Всего начислено  [√] К выдаче      ( ) По отделам      ║

║  [√] Удержания        [√] Долг          ( ) По категориям   ║

║  [√] Всего удержано   [√] Аналитики     ( ) По аналитикам   ║

║ По отделу                              По шифру затрат      ║

║                                     ↑                    ↑↓ ║

║ Только по виду н/у                                          ║

║                              ↑   [ ] Только непустые строки ║

║ За период с  по                                             ║

║  08.2002 ↑    08.2002 ↑          Выполнить  ▄   Отменить  ▄ ║

║                                 ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀  ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║

╚═════════════════════════════════════════════════════════════╝

Из данной группы отчётов вы сможете построить:

§       Индивидуальную карточку учёта (заполненную и её бланк). При построении отчёта потребуется указать сотрудника, по которому карточка строится.

§       Формы расчёта по авансовым платежам по ЕСН и в ПФ (заполненные и бланки). Потребуется указать период отчёта и дату предоставления отчёта в налоговую.

При построении отчётов стоит предварительно убедиться в правильности задания специальных параметров – в предлагаемом программой запросе нажмите кнопочку «ЕСН…» и проверьте данные о налоговой базе ЕСН в среднем на одного работника и суммы выплат 10 (30)% работников, имеющих наибольшие доходы, а под кнопочкой «Среднесписочная численность» проверьте и откорректируйте среднесписочную численность работников за последний квартал.

Большинство отчётов можно строить из справочника «Сотрудники» или окна «Расчётные листки» с помощью клавиши <Ctrl+F8>. При этом сотрудника в отчёт выбирать не придётся, отчёт будет строиться по тому сотруднику, на котором в текущий момент установлен курсор.