Настало время рассказать об одной из главных вещей для задачи «Документооборот» – фазах прохождения документов.
Обработка любого документа происходит в программе в несколько шагов (этапов). Например, это может быть этап выбора исполнителя, этап выполнения задания, этап проверки выполнения. Документ переходит от одного человека к другому, обрабатывается, в соответствии с указаниями выполняются какие-то действия. В программе эти этапы прохождения документа и называются фазами.
Фазы в правило операций добавляются клавишей <Ins>, при этом требуется заполнение следующих полей:
Название
Укажите название фазы. Можно ввести произвольный текст, но желательно, чтобы название несло смысловую нагрузку, и было уникально в пределах одного правила операции.
Например, выбор исполнителя, выполнить задание, проверка выполнения, выполнить/переназначить.
Исполнитель
Из предлагаемого программой списка выбирается ответственный за выполнение этой фазы. Возможно указание нескольких типов исполнителей:
Исполнитель – фазу будет выполнять лицо, указанное в этом поле. Выбор осуществляется из открывающегося по клавише <стрелка вверх> справочника сотрудников, организаций и частных лиц. Если в качестве исполнителя фазы выбрана группа сотрудников, то задание будет передано всем сотрудникам, составляющим группу.
Лицо 1 – в качестве исполнителя используется Лицо 1 из документа.
Лицо 2 – в качестве исполнителя используется Лицо 2 из документа.
Автор – в качестве исполнителя фазы используется автор документа, то есть сотрудник, его создавший.
Выбор – исполнитель выбирается лицом, выполняющим предшествующую фазу. Если в следующем поле указана группа сотрудников, то выбор производится только из них.
Список рассылки– задание будет переслано всем сотрудникам, указанным в списке рассылки, задаваемом при создании служебной записки.
В качестве исполнителя часто бывает удобно задать сотрудников из журнала лиц. При помощи этого свойства можно легко изменять список сотрудников, которым следует получать документы данного типа. Постарайтесь только, чтобы в этих группах действительно находились сотрудники. Передать задание организации и внешнему частному лицу не представляется возможным.
Loading ...