Заполнять табели учёта рабочего времени в программе можно вручную и автоматически. Автоматическое заполнение табелей основано на ведении графиков рабочего времени, путевых листов, производственных нарядов и документов на отпуск, больничный и т.п.
Графики рабочего времени
Самый распространённый способ автоматического заполнения табелей в комплексе СБиС++ – с использованием графиков рабочего времени, которые хранятся в справочнике «Графики рабочего времени».
Графики рабочего времени определяют плановое число дней и часов, которые должны быть отработаны за тот или иной месяц.
Программа предлагает шесть основных типовых графиков: график для отпусков (календарные дни), для административных отпусков, для отпусков по беременности и родам, по уходу за детьми до полутора лет, а также график пятидневной рабочей недели и работы на полставки.
Типовые графики, предлагаемые программой, заполнены только на текущий год. При наступлении нового года вам придётся проделать работу по заполнению всех этих графиков на год.
И ещё одно замечание, программа может хранить заполненные вами графики рабочего времени только на пять лет – текущий год, два предыдущих и два последующих года.
Попробуйте добавить в справочник новый график, определяющий 12-ти часовой рабочий день через каждые два дня отдыха, причём первые 9 часов надо отметить как дневные, а следующие 3 часа – как вечерние. Для этого вам потребуется заполнить следующие поля диалогового окна:
╔[■]══════════════════════ График рабочего времени ═══════════════════════[X]╗
║ Название Месяц Год ║
║ Смена 1 ↑ август ↑ 2001 ↑ ║
║ Шаблон заполнения Заполнить график по шаблону: ║
║ ↑ Циклически… ▄ По дням недели… ▄ ║
║ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
║┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐║
║│пн 30 6 13 9Д+3В 20 27 3 │║
║│вт 31 7 9Д+3В 14 21 28 9Д+3В 4 │║
║│ср 1 9Д+3В 8 15 22 9Д+3В 29 5 │║
║│чт 2 9 16 9Д+3В 23 30 6 │║
║│пт 3 10 9Д+3В 17 24 31 9Д+3В 7 │║
║│сб 4 9Д+3В 11 18 25 9Д+3В 1 8 │║
║│вс 5 12 19 9Д+3В 26 2 9 │║
║└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘║
║ Рабочих дней: 11 Смена Сохранить ▄ Отменить ▄ ║
║ Рабочих часов: 132.0 1·· ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
Название – название графику дается произвольно, лишь бы вам самим было понятно.
Месяц, Год – автоматически проставляются месяц и год, установленные в конфигурации задачи. Они нужны для быстрого перехода к графику за определённый год и месяц.
Шаблон заполнения – сейчас оставьте поле пустым. А вообще здесь можно, например, указать все праздничные дни, тогда во всех остальных графиках, в которых будет использоваться данный шаблон, эти праздники будут автоматически отмечаться.
Заполнить график по шаблону – в программе предлагается два основных способа заполнения графиков – циклически и по дням недели, каждому способу соответствует своя кнопка. И в том и в другом случае вам предлагается сначала указать период заполнения, обычно это год, но можно ввести любой другой.
Циклическое заполнение графика – здесь вы должны создать образец заполнения графика.
╔[■]═══ Заполнить период ═══[X]╗
║ ║
║ С 01.01.01 по 31.12.01 ║
║ понедельник понедельник ║
║──────────────────────────────║
║ Шаблон заполнения периода ║
║ ►09:00│Д│03:00│В│ │ ◄▲ ║
║ 00:00│ │ │ │ │ █ ║
║ 00:00│ │ │ │ │ █ ║
║ │ │ │ │ │ █ ║
║ │ │ │ │ │ ▼ ║
║ ║
║ Заполнить ▄ Отменить ▄ ║
║ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚══════════════════════════════╝
67. В нашем примере это будет выглядеть так:
§ Переместитесь в таблицу заполнения шаблона и нажмите клавишу <Ins>.
§ В открывшемся окне заполните шаблон первого дня графика.
╔[■]═══════ Шаблон дня ═══════[X]╗
║ Тип ║
║ Количество часов 09:00 ↑ Д ↑ ║
║ 1-ый доп.период 03:00 ↑ В ↑ ║
║ 2-ой доп.период : ↑ ↑ ║
║ ║
║ Сохранить ▄ Отменить ▄ ║
║ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚════════════════════════════════╝
§ В поле «Количество часов» поставьте «9» – продолжительность дневной части рабочего дня. В поле «Тип» укажите метку «Д» – дневные. В поле «1-ый дополнительный период» укажите оставшиеся 3 часа рабочего дня и пометьте их как вечерние (в поле тип поставьте «В»). Поле «2-ой дополнительный период» заполнять в нашем примере не требуется. Нажмите кнопочку «Сохранить». Видите, запись о первом дне графика появилась в таблице шаблона.
§ Аналогичным образом заполните ещё две записи, указав количество часов в них равным нулю (это дни отдыха). Теперь наш шаблон состоит из трёх записей, которые нам и нужны.
§ Нажмите кнопочку «Заполнить». Программа заполнит весь указанный вами период в соответствии с заданным шаблоном: 9Д+3В,0,0, 9Д+3В,0,0, 9Д+3В,0,0 и т.д. Собственно говоря, график готов, автоматически подсчитано количество плановых рабочих дней и часов в текущем месяце по данному графику.
Отметим также, что число записей цикла может быть любым. Примерами циклически заполненных графиков могут служить заложенные в программе графики для административных отпусков, отпусков по беременности и родам, по уходу за детьми до полутора лет. Во всех этих графиках в цикле шаблона была создана одна запись, состоящая только из типа или метки (когда не проставлено количество рабочих часов, день считается нерабочим), например, «А» – для графика административных отпусков, «Р» – для отпуска по уходу за ребёнком до 1,5 лет.
По дням недели – при таком способе заполнения графиков вам потребуется задать шаблон одной рабочей недели, а именно: указать продолжительность рабочего дня и пометить «галочками» рабочие дни. После нажатия кнопочки «Заполнить» весь указанный период будет заполнен по образу и подобию этой недели.
Таким способом были заполнены график для отпусков, пятидневка и полставки.
Ввод праздничных дней – после того, как основа графика заполнена, надо внести некоторые коррективы, например, в таких графиках, как пятидневка, полставки, график для отпусков проставить праздничные дни. Для этого выберите нужный месяц (в поле «Месяц») и праздничный день месяца (в поле календаря). Сейчас в этом дне проставлено такое же плановое количество рабочих часов, как и в другие дни. Чтобы сделать изменения, нажмите клавишу <Enter> и удалите количество часов, поставьте метку «П» – этот день в календаре сразу же отметится красным цветом.
Ещё раз всё тщательно проверьте и сохраните типовой график рабочего времени кнопочкой «Сохранить», соответствующая запись появится в справочнике.
Метки в табеле
Если вы будете создавать свои графики рабочего времени, то при этом следует учесть, что ряд букв уже зарезервирован программой в качестве меток:
|
Наименование времени |
Метка в табеле |
|
Временная нетрудоспособность |
Б |
|
Ежегодный отпуск (основной и дополнительный) |
О |
|
Учебный отпуск с полным сохранением заработной платы |
У |
|
Административный отпуск без сохранения зарплаты на основании статьи |
А |
|
Отпуск по беременности и родам |
Д |
|
Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет |
Р |
|
Отгул по заявлению работника без сохранения зарплаты |
Ю |
|
Командировки |
К |
|
Выполнение государственных и общественных обязанностей |
Г |
|
Льготные дни родителей детей-инвалидов |
Т |
|
Простои по вине работодателя |
И |
|
Перевод на более легкий труд |
Е |
|
Медицинское обследование или дни доноров |
М |
|
Забастовки, в которых работник не участвовал, но не имел возможности работать |
З |
|
Праздничные дни |
П |
Кроме того, вечерние часы обычно отмечают буквой «В», а ночные – буквой «Н».
Заполнение табелей
Табели предназначены для учёта отработанного каждым сотрудником времени. Сразу скажем, что программа предоставляет возможность для просмотра табелей общим списком по всему предприятию – пункт меню «Табели по предприятию». По умолчанию они упорядочены по алфавиту. Для того чтобы просмотреть или изменить табель, достаточно нажать на нём клавишу <F3>.
Если вы захотите просмотреть табели в группировке по отделам, то выберите пункт меню «Табели по отделам». На экране вы увидите две панели: в левой отображаются подразделения (отделы), а в правой – табели, относящиеся к выбранному подразделению.
В начале каждого месяца необходимо произвести заполнение табелей. Это можно сделать несколькими способами:
§ Выберите пункт верхнего меню «Документы/Табели/Заполнить табели» – это приведет к заполнению табелей всех сотрудников предприятия.
§ Выберите пункт меню «Документы/Табели/Табели по предприятию» и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+D> – все табели по предприятию будут заполнены.
§ Выберите пункт меню «Документы/Табели/Табели по отделам». Установите курсор в левой панели на корневой раздел (обозначен знаком «\») или на тот отдел, табели по которому надо заполнить, и нажмите <Ctrl+D>. По этой команде табели для выбранного отдела (в нашем случае для всего предприятия) заполняются данными из соответствующих графиков работы по должностям.
Исходную информацию для заполнения табелей программа берёт из графиков работы, указанных в должности каждого сотрудника. Сколько должностей у сотрудника, столько и табелей будет на него заполнено (на каждую должность заполняется отдельный табель). Чтобы затем поправить табель, нужно нажать клавишу <F3> и вручную изменить количество фактически отработанных дней и часов.
Если для должности сотрудника установлен один из флагов: «Формировать табель по путевым листам» или «Формировать табель по табель-нарядам», то данные для заполнения табеля будут браться из выписанных на сотрудника путевых листов или производственных нарядов.
При заполнении в табель копируются данные из карточки сотрудника. Поэтому если вы сначала заполнили табель, а затем, например, изменили сотруднику оклад, то в табеле останется старый оклад, и расчёт зарплаты будет делаться на основании этого старого оклада. Чтобы такого не произошло, вы должны сформировать табель заново. Для этого достаточно нажать <Ctrl+D> на карточке сотрудника.
Не надо изменять табель в связи с больничными и отпусками. Программа сделает это сама, когда вы будете оформлять соответствующие документы.
Посмотрим теперь, как выглядит табель в программе, и поговорим о некоторых полях, заполнение или корректировка которых может вызвать затруднения:
╔[■]═════════════════ Табель учета отработанного времени ═════════════════[X]╗
║ Таб.номер Фамилия И.О. ║
║ 4 ↑ Савельева Зоя Викторовна Оклад/Тариф 1000.00 ║
║ Процент ║
║ Должность Главный бухгалтер ↑ Сумма 478.26 ║
║ Дни│ Часы ↓Метка ║
║ Фактически:дни 11 часы 88 2│ 0.000│ Б Дата начисления ║
║ По плану :дни 23 часы 184 11│ 0.000│ О 01.08.01 ↑ ║
║┌ Отработанное время ──────────────────────────────────────────────────────┐║
║│пн 30 6 8 13 8 20 О 27 О 3 │║
║│вт 31 7 8 14 8 21 О 28 О 4 │║
║│ср 1 8 8 8 15 8 22 О 29 О 5 │║
║│чт 2 Б 9 8 16 8 23 О 30 О 6 │║
║│пт 3 Б 10 8 17 8 24 О 31 О 7 │║
║│сб 4 11 18 25 О 1 8 │║
║│вс 5 12 19 26 2 9 │║
║└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘║
║ В отделе Аналитика (лицо) Заполнить по графику ▄ ║
║ 100 ↑ БУХГАЛТЕРИЯ ↑ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
║ Вид начисления/удержания Шифр затрат ║
║ 100 ↑ Должностной оклад 26 Сохранить ▄ Отменить ▄ ║
║ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚═══════════════════════════════════════════════Автор: ╝
В поле «Оклад/Тариф» программа проставляет оклад или тарифную ставку сотрудника по должности полностью. Если сотрудник отработал неполный месяц, то причитающаяся ему сумма за фактически отработанные дни появится в поле «Сумма», но только после того, как сотрудник будет рассчитан.
Если нужно изменить табель, то можно либо просто исправить количество фактически отработанных дней и часов (поля «ФактДни» и «ФактЧасы»), но тогда вместо «восьмёрок» в табеле за каждый день будут проставлены знаки вопроса (так как программа не будет знать, за какие конкретно дни произошли изменения). Также вы можете проставить общее количество ночных, вечерних и прочих отмеченных меткой дней/часов в специальную табличку «Дни/Часы/Метка» (по клавише <Ins>). Такой способ прост в исполнении, но мы не рекомендуем им пользоваться. Дело в том, что для корректного расчёта отпусков, больничных и т.д. необходимо, чтобы табели были заполнены аккуратненько за каждый день.
При ведении каждодневного учёта рабочего времени, придётся вносить изменения непосредственно по дням в поле календаря. Для передвижения по календарю используйте клавиши управления курсором, изменение производится клавишей <F3>. Кроме того, есть возможность быстро вносить изменения в табели за текущий день, не открывая сам табель и не двигаясь по календарю в поисках требуемой строки. Просто выберите нужный табель, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+V>, в открывшемся окне укажите количество фактически отработанных часов (с метками, если требуется), программа сама отразит изменения в табеле.
Loading ...