За то, какие проводки будут созданы при закрытии документов, отвечает так называемая бухгалтерская операция. Фактически это мини программа, в которой описывается алгоритм формирования проводок.
В самом простейшем случае бухгалтерская операция состоит из фраз типа «Проводка ( Д60, К50, Сумма )». В результате выполнения такой фразы будет сформирована проводка с кредита пятидесятого счёта в дебет шестидесятого на сумму, указанную в документе.
Тут-то всё достаточно просто и понятно, но бывают и более сложные правила операций, в которых сумма проводок как-то рассчитывается, сами проводки делаются аналитическими, в зависимости от условий делаются проводки на разные счета и так далее. В принципе, там ничего сложного нет – используются русские слова и простейшие арифметические знаки. И, тем не менее, чтобы разбираться в таких операциях, придётся почитать справочное руководство, или воспользоваться помощью специалистов.
Справочник правил операций
На самом деле вам совсем не обязательно сразу заниматься написанием бухгалтерских операций. Программа поставляется с уже готовым набором стандартных бухгалтерских операций, которых вполне достаточно для нормального ведения учёта на предприятии. Все они собраны в специальном справочнике, который называется «Правила операций». Вызывается он в задаче «Баланс и анализ» из меню «Справочники». Тут собраны все операции, причём для каждой задачи принято выделять в справочнике отдельный раздел с тем, чтобы при работе, например, с расходными накладными не путались операции по кассе и расчётному счёту.
Каждой бухгалтерской операции присваивается название (его ещё называют «Ключевая фраза»), например, «Оплата поставщикам за товар». Благодаря таким названиям, зачастую можно и не смотреть, что именно выполняет данная операция – просто выбрать нужную по названию и всё.
Поле документа «Бухгалтерская операция»
Как вы, возможно, уже видели, при вводе любого документа есть поле «Бухгалтерская операция». Именно в нём и указывается операция, которая будет выполняться при закрытии документа. Чтобы не выбирать каждый раз одну и ту же бухгалтерскую операцию, при создании нового документа программа автоматически подставляет операцию предыдущего документа. Если же нужно сменить правило, перейдите в это поле, нажмите стрелку вверх и выберите нужную операцию.
Обратите внимание, что при выборе правила операции из документа показывается, как правило, не весь справочник операций, а только определённый раздел, «привязанный» к данной папке документов.
Итак, что происходит при закрытии
Таким образом, при закрытии документа происходит примерно следующее:
1. Берётся правило операции, указанное в поле «Бухгалтерская операция» документа.
2. Данные из документа (сумма документа и другие параметры) передаются в это правило операции.
3. Правило операции выполняется, и в процессе выполнения формируются проводки.
4. В итоге получаем документ и проводки, к нему «привязанные».
Loading ...