Допустим, вы добросовестно заполнили все приходные и расходные кассовые ордера за день и теперь намерены оформить кассовую книгу. Для этого предназначен отдельный реестр документов – «Кассовая книга».
Сама книга отображается в программе в виде таблицы, содержащей в качестве строк листы кассовой книги с указанием начальных и конечных остатков на каждый день. В листе кассовой книги отражается остаток денег по кассе на начало и конец дня, а также поступление и расход денег из кассы по каждому принятому для исполнения документу с указанием от кого и за что получены или выданы деньги.
В диалоговом окне для первого листа нужно проставить начальную и конечную даты, за которые формируется лист, номер листа и сумму начального остатка средств в кассе. Для всех последующих листов указывайте только конечную дату, все остальные реквизиты документа будут переноситься из предыдущего.
╔[■]═ Страница кассовой книги ══[X]╗
║ ║
║ С 31.07.02 по 31.07.02 ║
║ ║
║ Первый лист 1 ║
║ Последний лист 1 ║
║ ║
║ Остаток на начало ║
║ ║
║ Создать ▄ Отменить ▄ ║
║ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ ║
╚══════════════════════════════════╝
В отличие от выписки банка, документы в которую нужно заносить вручную, лист кассовой книги формируется автоматически: в него попадают все кассовые документы, оформленные в указанный период (включительно), имеющие одинаковую группу нумерации (об этом чуть позже) и ранее не зафиксированные в кассовой книге.
Обратите внимание на слово «все» в предыдущем предложении: в кассовую книгу попадают все документы, независимо от того, были они закрыты или нет. Все документы, подлежащие внесению в лист кассовой книги, закроются программой автоматически (по ним будут сделаны проводки).
После формирования очередного листа книги его можно распечатать на принтере с помощью уже знакомой вам клавиши <F4>.
После регистрации в книге удаление кассовых ордеров становится невозможным, а при их редактировании запрещается корректировать сумму и дату документа, либо вообще изменять документ (в зависимости от конфигурации задачи – помните, мы говорили об этом в начале главы).
Но поскольку от ошибок никто не застрахован, то у вас уже возник вопрос: «А что делать, если были обнаружены ошибки, и кассовые ордера, занесённые в книгу, требуют исправлений?» Придётся удалить соответствующий лист кассовой книги, и лишь после этого будет доступно редактирование самих ордеров. Заметим, что при удалении листов книги сами кассовые ордера не удаляются.
Как мы уже говорили, остатки и начальные даты в каждый последующий лист книги переносятся из предыдущего, поэтому с целью поддержания логической целостности информации, программа позволяет удалять только последний лист (последнюю запись) в кассовой книге. Если потребуется внести изменения в более ранние записи, то придётся удалить поочерёдно все последующие, переформировать нужный лист, а затем сформировать листы заново. Довольно большая работа, поэтому будьте внимательны при заполнении кассовых ордеров!
Loading ...